2021年6月4日

Mac 雙螢幕工作流



 雙螢幕

  • 心血來潮,把Mac mini 當作螢幕架升高了螢幕,也讓MBP可以打開螢幕而不影響大螢幕視野。因此索性把筆電的散熱架撤掉,打開MPB螢幕連接原來大螢幕,組成垂直的雙螢幕桌面。
  • 過去我不太喜歡雙螢幕,人只有一組焦點,在多螢幕也只能盯著一個看。但是進來的工作常會在程式間切換,加上即時通訊軟體的切換,只有一個螢幕真的會不斷在畫面上切換畫面,真的有點困擾。
  • 剛好最近把自己的主螢幕架高,多出來的下方空間,可以把

垂直螢幕 vs 水平螢幕

  • 通常大家常見的雙螢幕多半是水平切換的雙螢幕,過去我也使用過雙螢幕。但是在螢幕越來越大的狀況下,水平的螢幕真真得是、不太有地方放。
  • 此外,比起水平切換,我個人認為垂直切換比較符合人性。其實我們在打字的過程中,往往也需要低頭看一下鍵盤。因此只要適當的安排垂直畫面上得軟體與流程,垂直畫面反而讓工作流程更加順暢。

我的配置:

  • 上層螢幕:負責「觀看」,較大的螢幕較大的亮度,觀看不管影片還是文字都很舒服。因此擔任「輸入」。
  • 下層螢幕:負責「輸出」,包含即時通訊、Drafts等軟體,都在下層螢幕。
  • 搭配:如果有需要互相參照的工作,例如論文等,就可以透過雙螢幕把不的文件,放置在不同的地方。

結語:

目前雙螢幕運作沒幾天,感覺還沒有真正找到他的強大之處,或許大家也可以分享一下自己的螢幕配置吧!


延伸閱讀:

- Matters

2021年5月30日

腎病病人更應該施打COVID19疫苗

腎病病人更應該施打COVID19疫苗


近幾週台灣進入三級警戒,大家紛紛感到恐懼與擔憂。除了學校停課、禁止群聚活動等,大家也從每天的指揮中心記者會看到不斷攀升的確診人數與死亡人數。然而其實從去年COVID19肆虐開始,全世界已經高達1.69億人感染,造成352萬人死亡。但是自從去年底第一支疫苗問世,這半年來,全世界已經有許多人施打了幾種不同廠牌的疫苗。在美國、以色列與英國等地,更顯現出這些不同廠牌的疫苗,的確能有效的減少感染。

在台灣疫情升溫的同仁,施打疫苗也變成熱門的話題。因此許多腎病病人都有一個共同一問:『我罹患腎病、糖尿病等多重疾病,適合施打疫苗嗎?』。


這個COVID19感染,比起之前SARS的感染,有個很明顯的不同。有很高的輕症或無症狀,但對於免疫力低下、老人或病患,確有極大的殺傷力。根據國外的研究,雖然整體死亡率不高,但是在80歲以上老人有高達13%的死亡率。除了年齡外,男人、呼吸道疾病、肥胖、糖尿病、腎病等,均為高風險族群。因此腎病病人,相對於一般病人,更需要有好的方法來保護自己。除了目前大家朗朗上口的戴口罩、勤洗手與減少與人接觸外,更重要的預防措施就是施打疫苗。」


目前COVID19疫苗有許多種類,目前台灣未來可能可以取得的主要分成兩類,一個是以腺病毒為載體的AZ疫苗。另外兩個Moderna與Pfizer/BNT則為新型的mRNA疫苗。根據國外研究報告顯示,mRNA疫苗產生的免疫激發能力較強,但是相對一般常見的副作用(發燒、疼痛等)也較高。由於腎病或透析病患的免疫力相對健康成人較低,因此可以預期施打後整體保護力會比整體或過去研究還低。因此部分研究建議,在可以挑選的情況下,可以施打較強效疫苗。以台灣目前而言,由於疫苗處於短缺狀態,無法自由讓病患進行選擇。在這種情況下,專家普遍建議能夠優先取的的疫苗就應該要優先施打。


截至今日,由於疫苗量能不足,因此尚未開放針對慢性病患進行施打,但已經逐步開放高齡(65以上老人)進行施打。後續若疫苗量能逐步上升,建議所有慢性腎病或透析病患儘速施打能夠獲得的疫苗。


2021年5月18日

透過Keyboard mastro自動切換網路位置(Change Network Location by KeyboardMaestro automaticly)

前言

最近辦公室管制Line與一些社群網路的連線,往往要用Line 與Messneger傳訊就因此必須轉移到小螢幕的手機來進行,實在是很辛苦。

雖然Apple Mac mini 可以透過iphone分享4G網路,但是切喚起來必須手動好幾個步驟,也是頗花時間。其實Mac 系統有個好用的操作,可以快速切換網路。那就是「網路位置 Network location」

Network location

在設定的網路選項中,有個「Network location 」 的功能。可以在幾組網路設定中進行預設與切換。在使用辦公室有線網路,就把LAN打開連線。如果需要透過iPhone,切換到iPHone location就可以了!




但是即便如此,打開設定、點選網路、最後選擇位置。說老實化,這幾個步驟也沒有比較少比較快。因此要更快速的完成這個任務,就要依賴Mac 自動化神器Keyboard Maestro

Keyboard mastro Autmation

如何使用Keyboard Maestro實現這個自動化呢?

設定Network location

首先,先打開設定,將兩組不同「Network Location」設定好。以我為例,我是一組叫做「LAN」,設定是開啟有線網路,關閉Wifi。這組設定是讓我使用公司內網,可以連結到公司內部網路。另外一組叫做「iPHone」是用來透過USB連結我的iPhone透過4G網路連外,可以使用一些被公司內網攔阻的網站。

 

設定Keyboard Maestro

再來打開KeyboardMaestro,在你想要得資料夾中新增兩個Macro。一個叫做Link via iPhone,另外一個叫做Link Via LAN。 

新增一個新的Macro,在Action的部分選擇「Set Network Location」

以Link via iPhone 為例,這邊你可以設定Set Network Location為「iPhone」。這邊的Location必須跟你在Mac 設定中名稱一樣,這樣才能順利啟動這個Location。此外這邊的Trigger,我設定了當我的iPhone連接到USB時,啟動iPhone網路。這樣一來Keyboard Maestro就會自動啟動這個Network Location,讓我的網路透過iPhone連接。 

另外一個連結類似上面的設定,我設定為「LAN」,Trigger改成當iPhone沒有連接到USB時,會啟動LAN。因此當我把iPhone拔開時,就會自動又連回LAN,無須我手動下指令。 

結論

透過自動化keyboard Maestro可以實現很多本來要多個步驟繁雜的操作,讓工作更有效率,也更有趣。上述分享的這個小技巧希望對大家有幫助!

#KeyboardMaestro #NetworkLocation

2021年5月17日

為什麼我最後沒有用Omni-outliner而是選擇Drafts

 

前言

記錄一下軟體使用心得才不會下次忘了又不斷嘗試。 這次來看一下Omnioutliner

我對Omni-group的認識從Omnifocus開始,這個強大的task management 軟體是我的workflow的核心軟體。也因為這樣我對omni-group的軟體一直都很有好感,包含後來我也用過一陣子Omni-planner這個專案軟體。

前幾天手癢下載了omni-outliner 5 Mac 版,又被他漂亮且流暢的設計與輸入方式吸引。這種以outline為主,條列式軟體市面上其實不少,最有名的就是WorkFlowy,此外最近熱門的Roam Research 也類似的軟體。其實Notion也是有點類似的設計。這種條列式的筆記法可以讓思考變成有規律,因此可以讓思考專注,也有助於整理想法。以Roam reseach為例,甚至可以讓人連結到任意一行,實現建立思想網路的目標。

我試用了幾天Omnioutliner後,我最後還是移除他了!下面來介紹一下幾個優點與缺點。讓未來的自己與大家可以參考一下!

優缺點

優點

  1. 美觀:多種theme可以更換,頗具有Mac 風格的畫面。
  2. 操作直覺:打開就進入輸入畫面,頗有Drafts的風個。
  3. 可以連接到Omnigroup的其他軟體(如Omniplanner與Omnifocus)
  4. 可以存在實體硬碟:從去年Evernote事件後,我對類似Notion, RoamReseach這類只有網路服務的軟體戒慎恐懼。

缺點

  1. 無法跨平台:只有iOS 與MacOS
  2. 無法跨軟體讀取:相較最近流行的Markdown,outliner格式是自己的封閉格式。
  3. iOS版本無法直接存在Dropbox,只支援iCloud:雖然這樣的還是有雲端功能,但是與我現況的workflow不符合。

總結

綜合以上,雖然優點很多,但是對我而言,能不能結合到我的workflow才是關鍵。因此我最後還是放棄使用這個美觀且極具吸引力的軟體,回到簡單但是契合我的流程的Drafts

影關我的Drafts應用,可以參見:Drafts快速記錄筆記或日記 - CQI365 (@vierylin)

2021年5月13日

利用三種住院病歷記錄概念,提升我們的專案能力

 

利用三種住院病歷記錄概念,提升我們的專案能力

Modified: May 13, 2021 08:18:08

前言

所以專案都應該有三個層次的筆記,專案筆記、工作筆記與檢討筆記。這三個筆記就如同住院病人的三個病歷一樣,住院摘要、病程記錄、出院摘要。 這三個摘要分別紀錄著病人剛入院醫療團隊的計畫,住院過程中的相關記錄,以及最後出院後醫療團隊對全部醫療過程的總結。因此透過這三個層次的紀錄,醫療團隊可以實現醫療連續性,也可以在未來進行稽核。

以下來闡述一下,三個病歷摘要的想法在專案筆記中呈現。

專案計畫階段:專案筆記(住院病歷摘要)

  • 病人住院24小時內,醫療團隊會完成這個「住院病歷摘要」,這個摘要會翔實的紀錄病人過去與現在的相關狀態,最後面會做出判斷與計畫。
  • 這個模式就如總我們的「專案初始計畫筆記」,根據專案的起始階段收到的相關資訊,我們在專案計畫階段,把目標、KPI、stackholder、資源、風險、溝通等等幾大專案領域都做出明確的紀錄,最後做出拆解工作並建立時程表。
  • 後續執行就會根據這個計畫執行並紀錄,進入執行階段

專案執行階段:工作筆記(病程記錄)

  • 在醫放置在資聊院中住院病人,每天均會有一篇Progress Note病程記錄,這個記錄記錄的病患在住院中的大小事,更重要的會以邏輯思考的方式呈現病人治療的狀況。並將治療中出院的一些變化與計畫修正做紀錄。
  • 在專案進行當中,我們應該記錄專案週期中發生的事情以及在任務中的一些改變以及任務相關的一些調整。頻次需要多少,並無定論,可以根據專案執行狀況進行調整。
  • 這個工作筆記是我們比較缺乏的部分,過去往往我們計畫的很高大尚,但是因為缺乏工作筆記,成功了也不知怎麼成功的,搞砸了也不知道工作怎麼搞砸的。因此我們可以需要根據工作進度進行紀錄,可以記錄在計畫時程表,或者根據工作產出之筆記會成品進行標註。

專案檢討階段:專案回顧筆記(出院病摘)

  • 病人出院後,在期限內我們必須完成出院病歷摘要,這個摘要不僅僅是為了檢討,也是為了下次就醫時提供參考,也可以讓其他團隊進行監督。
  • 在專案結束之後,我們也比需完成「專案回顧筆記」,總結這次專案發生的一些狀況並針對工作過程所記錄的狀況,做進一步思考與檢討。這個筆記執行時,可以將專案筆記、工作筆記進行整理與整併,最後形成單一筆記,提供後續執行之參考。

筆記提醒

  • 配合之前提過的檔案整合原則,每個專案都要有自己的資料夾,把附件放置在資料夾內,並且在資料夾內建立「專案筆記」以利索引所有的附件資料。工作過程中,產出的新附件也應該放進來。
  • 專案筆記製作時,不需要拘泥於PMP架構。小的任務其實簡單的把目標與計畫、時程搞定,最重要的工作應該放在工作包的拆解。
  • 工作筆記可以用一個筆記連續記錄,針對比較重要的改變或紀錄,建議還是獨立成篇。
  • 專案回顧筆記,要利用專案計畫筆記進行修正,透過回顧工作筆記,把專案計畫中不符合實際的發生的部分進行修正並進行註記,最後將工作筆記與修正後的專案筆記合併。

結論:

我們通常很會做計畫,但是由於諸多因素在執行時往往落差很大。因此我們需要工作筆記進行追蹤管理,並留下一些註解以利下一次不要重蹈覆轍。這一點跟我們醫療團隊被要求每天寫下病程記錄一樣,這樣才能讓自己時時檢討進度與方向。

2021年5月12日

整合Alfred 與Keyboard mastro兩大神器,讓工作更有效率

 整合Alfred 與Keyboard mastro兩大神器,讓工作更有效率

前言

從Devonthink 3.7開始我回到了item link , 找了很多的流程來提升工作效率,後來也比較了Hook 與Keyboard mastro。最後雖然選擇了keyboard maestro,但是複雜強大的操作方式,的確難以入手。尤其是過多的keyboard shortcut,根本記不住。這時候我才想起,已經安裝很久卻也荒廢很久的 Alfred - Productivity App for macOS

把兩個軟體結合起來後,大大提升處理工作的效率。




步驟

  1. 安裝keyboard mastro
  2. 安裝Alfred 4 並且升級power pack。
  3. 下載Alfred Workflow - Keyboard Maestro | ThoughtAsylum

整合

透過Alfred Workflow - Keyboard Maestro | ThoughtAsylum這個Alfred workflow插件,把Keyboard maestro連結到Alfred工作流中,就可以透過Alfred快速下指令。不需要背一堆快捷鍵,或者在桌面上擺著醜醜的patellate。

補充

如何應用Keyboard amstro這個每個人都不同的用法,也包含自己常用的軟體的快捷鍵不同。Alfred 也不只是這個用法,也可以透過其他插件,來實現其他的工作流,例如可以用Devonthin或omnifocus的插件快速讀取這個軟體的檔案或新增檔案!

Devonthink


2021年5月6日

使用Markdown 格式連結,讓你的卡片盒筆記更高效

 

Markdown type of link 是一種在markdown文檔中可以顯示連結的格式。主要由”[ ]”處理標題,”( )”處理連結。兩個組合起來就是有效的markdown 格式的連結。在任何一個markdown 筆記軟體中,這個連結格式都是可以讀取且可以跨平台的。

在Zettelkasten筆記模式中,建立筆記互相的連結十分重要,也是Zettelkasten的核心概念。因此要能實現這個相互連結的功能,在跨軟體間快速建立「連結」變的非常重要。以下介紹幾個我在Mac 平台,以Devonthink為筆記核心軟體,並利用幾個好的軟體輔助所建立的markdown快速連結。

Safari extention:

許多筆記或資訊來自於瀏覽器,如果你使用safari,建議可以安裝這個套件「Markdown linker in Safari」。這個套件可以讓你直接在safari 中按右鍵,就可以copy safari 中的網頁連結做成Markdown 格式的連結。


Devonthink drag and paste

在Devonthink 中也內建可以快速將其他筆記的markdown link,快速貼到另外一則筆記中的方法。就是在按著command-alt 拖曳筆記到另外一則筆記,就可以貼上Markdown type link。但是這個方法很難用,常會不小心一次拖曳太多檔案,或者拖曳失敗。

Hook productivity

這個這幾個月出現在我的眼界的軟體 Hook – Links beat searching,也是一個很好地解決方案。他可以抓取幾乎所有的程式的檔案,包含我常用的Devonthink, Obsidian,Omnfocus等。透過Hook可以快速抓取連結,可以建立跨平台的連結。可以更進一步的將軟體連接起來。 此外Hook也可以將連結建立在Hook軟體中,讓連結真正達到跨平台。只是我目前的用法是將連結建立在Devonthin中,不需要另外一個軟體來處理這個功能。

Keyboard mastro + Apple script

最後介紹一下目前我的組合方式,Keyboard Maestro 9.2: Work Faster with Macros for macOS 加上內建的Apple script。

在大部分我常用的軟體,其實已經很多軟體內建markdown type link,因此最主要要解決的是Devonthink。在網路上有找到許多網友已經寫好的script,直接貼在Keyboard mastro就可以透過快捷鍵執行。 


結論

讓工具可以為自己的目的服務,在工作之前把刀子磨利,然而也不要花太多時間在處理工具,要能順利出成果。因此讓自己可以快速的處理工作,不要糾纏在一些小流程。今天介紹的markdown type link 可以讓我們快速copy link,不需要花太多力氣在點選滑鼠,可讓大家專注在筆記本身。

2021年4月30日

使用Devonthink3.7取代Obsidian做筆記

 

歷程與源由

在一篇文章中CQI365 建立zettleKasten 筆記:Devonthink or Obsidian 2021-03-22,我曾經討論Devonthink還是Obsidian,當時我決定使用Devonthink。但是在CQI365 Typora 有禪味的Markdown編輯器,我曾經想轉換到Typora,但是最後因為沒有辦法建立連結,後來也放棄。前幾週,我又寫下 CQI365 整合HighlightsApp + Obsidian,建立效率的整合閱讀與標記流程 當時也短暫把平台轉換到Obsidian,建立快速的Zettelkasten卡片盒。但是越多的工具,造成越多的精神分散,也造成不專心狀況。因此在前幾個月,也嘗試想把wiki link 轉回Item link 但是卻還是無法在Window介面作執行X-link,所以又回到wiki link與Obsidian。

有些問題在Devonthink 3.7 開始後獲得一些解決。 Devinthink3.7重要新功能

  1. 可以用Markdown格式當作default 的annotation
  2. 新增wikilink ,有即時搜尋功能。

取代Obsidian之優點與缺點

優點與原因

  1. 簡化流程:資料庫已經都在Devonthink,包含其他檔案。因此多一個軟體就會多一個步驟。
  2. Devonthink已經夠用:過去因為Obsidai多了強大的Wikilink,因此可以讓ZKnote更強大,但是其實Devonthink的See also一樣很強大。過去wikilink在Devonthink不能自動搜尋的缺點,在3.7版本已經進步許多。
  3. 配合Hook 可以快速建立連結item link,不必拘泥Wiki LInk (雖然不同Macs產出的item link 可能不同!需要解決同步問題!)
  4. 透過item link 可以讓DEVONthink to go 可以快速連結。
  5. 專心:Devonthink有Geek風格,不像Obsidian讓我一直分心。Devonthink就像我的工作台,打開就是要工作。

缺點:

  1. Devonthink 用Wiki link 修正名稱時,無法自動全部更新連結名稱,這會讓有些連結失效!
  2. DEVONthink缺乏graphs 可以一目了然看到自己的比較狀態。
  3. DEVONthink markdown介面比較沒那麼美觀。

實際流程與應用

檔案類型與應用

  1. 日記:直接在Devonthink中記錄日記。
  2. 筆記:不管是讀書筆記或者其他卡片盒筆記,在Devonthink可以直接將其他種類檔案,快速連結進來。許多工作檔案都在Devonthink中取用。這也是我覺得在Devonthink令人專心得原因。
  3. 工作筆記:建立任務筆記,將專案檔案的連結集中,可以不用在Finder中跳來跳出。

缺點解決方案:

  1. 使用Devonthink時,Wiki link 可以當作快速連結的方式,但是存檔後,還是得要轉成item link。以避免後續改動檔案名稱時,造成連結失效的問題。
  2. 放棄Window平台:會讓我下定決心使用item link是因為我決定買心得M1 晶片的Mac Mini,放棄在辦公室使用window。這樣就可以直接使用item link。

2021年4月18日

透過Liner 閱讀、註記與存檔Medium文章

透過Liner 閱讀、註記與存檔Medium文章

#LinerApps #Medium #ZKnote

閱讀、註記與存檔流程

  1. 在網頁版閱讀Medium文章
  2. 使用Liner Apps 邊閱讀與註記
  3. 使用LInerApps插件開啟Liner網站
  4. 使用匯出全文並存檔到Devonthink (個人偏好markdown格式)
  5. 直接copy 註記的文字檔,並到Devonthink編輯原文,將註記直接貼在Markdown文件中。

2021年3月22日

基於日曆的計畫與執行Time Blocking

在GTD的系統中,執行與計畫的落差常是系統崩潰的一大因素。

加上Time blocking 的方法,可以確保計畫階段將『重要』任務佔住時間,讓確保該任務可以卻確實執行。多餘的時間才用GTD context 為主的邏輯來挑選執行任務。最後配合Reflection行程PDCA閉環。

計畫階段 Planning

  1. 需要安排時間的:使用Time blocking ,預約後要把task放到next,指定時間做完。
  2. 可以找時間作的:用NEXT 清單,指定NEXT 的時間塊用Burn的方式處調。

執行階段 Engage

  1. 依照日曆執行
  2. 在沒有明確任務時,開啟NEXT 來處理一些累積事物

回饋階段 Reflection

  1. 忠實的紀錄時間與內容
  2. 每天都即是記錄才不會忘記。

2021年2月26日

CQI365:從2007-2021,我的部落格寫作之旅

昔日

從2007退伍那年開始寫這個blog開始,至今超過14年。在前幾年每年固定都有40-100篇文章,尤其在2011年女兒出生那年,達到高峰135篇。2013年開始,轉換工作環境與狀況後,幾乎就陷入封筆的狀況。也幾乎關閉了整個blog。

回顧過去,雖然跌跌撞撞但也好得累積了 33萬個瀏覽數。算是給我自己一點安慰,東西還是有人看的。

今日

去年開始接觸卡片盒筆記,[[使用zettelkasten筆記建構PKMS]]後,逐漸打開自己重新寫作的想法。改變過去只是單純抒發心得的方式,利用每天片段累積的想法,用「句子」寫下吉光片羽,在連結成「段落」,最後打造成「文章」,甚至形成自己的「系統」

同時也同步在Mediumq平台(https://cqi365.medium.com)以及Matters平台(https://matters.news/@vierylin)發表文章。希望文章含金量能越來越高,不是要讓自己有多少的觀眾,重要的是留下自己走過的蛛絲馬跡與想法。

- Mediumq平台https://cqi365.medium.com) 


- Matters平台https://matters.news/@vierylin



明日

後續我仍會持續利用卡片盒筆記法,透過句子、段落、文章建立系統,分享我的系統,讓自己的思想在網路上延伸。如同我的標題CQI365,『** Continuous Quality improvement in Life and Work 365 days a year**』

延伸閱讀:

2021年2月22日

整合HighlightsApp + Obsidian,建立效率的整合閱讀與標記流程

只有閱讀而沒有作筆記,不但無效而且無聊,

過去我很喜歡閱讀,閱讀完了常常覺得自己增加能力能力,殊不知這樣的過程不僅是無效而且無聊。

無效

因為閱讀完之後如果沒有留下蛛絲馬跡,只會讓自己感覺很良好。但過一陣子之後,再重新問自己到底學到什麼,其實是很難去回想起來的。更不太可能利用這些學習過的資訊,進一步變成可以用來指導生活或是影響他人的一個知識。

無聊

只是單純閱讀真的很容易讓人家陷入昏昏欲睡,這跟我們去上課的時候沒有主動思考就會讓我們陷入睡眠。因此不管讀電子書、文件或其他書籍,建議要邊看書邊作筆記,如果可以錄音的時候應該用錄音的方式來處理。 因此使用互相連結的卡片筆記做記錄最主要的目的是把觀點做萃取,方便提供後續引用與連結。

而一般讀書筆記annotation ,主要針對書或文章做註解摘要,主要結構是根據文件中的架構當主軸做摘要。因此在同一個書評或書摘當中,會有不同的觀點,而且前後邏輯性會比較強。但是相對的,會比較難建立相互參照或連結的筆記系統。因此要在我的工作流,整合兩個系統,利用兩種筆記的長處。

我的整合閱讀流程:

整合閱讀流程與標記

  1. 使用工具整合閱讀與標記,讓重點可以直接被摘要。
  2. 摘要別人的話,用自己的話輸出,建立可以直接引用的語句。
  3. 將別人的話與自己的理解思考放在同一個地方,可以互相參考。

將閱讀心得匯出整合入知識庫

  1. 需要將閱讀的標記與心得匯出,整合到自己的知識庫。
  2. 會出流程要簡單且跨平台,不需要在直接多步驟加工。
  3. 可以匯出Markdown格式,以利後續整理

再次加工變成ZettelKasten Note

  1. 直接把筆記標題當作一句話Running Title,鑲嵌入文章中。
  2. 要做出大綱,並用單則筆記把大綱填滿
  3. 一則筆記只寫一個想法

推薦Highlight+Obsidian

我的Highlight+Obsidian整個流程:

  • 在Highlights中閱讀與Highlight,並寫下自己的思考與備註。
  • 完成文章閱讀後,將註解連同Hightlight引用的內文輸出成Markdown格式。
  • 在Obsidian中加工成ZettelKasten格式的筆記,提供後續素材。

參考:

2021年2月15日

CQI365:指揮艇組合 Dropbox + Devonthink的連結

指揮艇組合:Dropbox + Devonthink的連結



從去年11月開始自Evernote跳到Devonthink,整整三個月的時間了!比起使用Evernote超過十幾年的老經驗,這個從Web-base service轉到以實體檔案為架構的格式還是有些需要重新適應。Devonthink有著強大的資料庫能力,也具備OCR、卡片盒筆記法的相互連結功能,甚至還具備AI等級的自動歸類系統。但是相對Evernote真的做到Sync Everwhere的雲端化服務,Devonthink以單機實體檔案為架構的作法,讓我在轉換使用上,需要做一些調整才能讓整個系統發揮過去強大的能力。經過三個月的測試,終於找到最佳組合方案:Dropbox+icloud +Devonthink。

其實大概的觀念,我曾經在去年底的一篇文章『我的工作流工具級:My Workflow, My tool』中有提到過,如何搭配Dropbox 與Devonthink以及其他工具,組成我的Worflow。今天這篇文章特別針對在Devonthink架構下,使用Dropbox與Devonthink接軌。

Devonthink下的檔案存放

在Devonthink的檔案架構下,有兩種建立資料庫的方式,一個是直接import,第二個是index。這兩個模式各有長處,下面介紹一下兩個差別。

Import 模式:

Import很簡單好理解,就是把資料放入Devonthink的Db中,讓devonthink管理以及同步。把檔案放進Devonthink Db完全符合DT格式,效能會比index還要穩定速度也更快。但是這個方式我個人極端不愛,我剛剛從Evernote 10.0 不穩定地同步惡夢中跳出來,要我把身家在放到另外一個檔案系統中。雖然檔案不同步到網路上,但是光無法不透過Devonthink取得import進去的檔案,就讓我卻步。還好Devonthink提供另外一個友善的方式:Index模式。

Index 模式:

我個人偏好的模式是Index模式,這個方式有點像建立『索引檔』一樣。你可以在實體硬碟任何地方放檔案,然後index進資料庫中,而不需要改變原本檔案結構。在資料庫中刪除檔案,也可以選擇只在資料庫移出檔案索引,還是連同檔案本身一起移除。

我個人選擇用index來處理devonthink有下列幾個理由:

  1. 安全:不需要把檔案放到Devonthink特有的資料庫中,以避免萬一devonthink服務有個閃失,我可以仍保有完整的資料讀取權限
  2. 方便:我不需要重新整理我原本硬碟檔案架構,直接用index就可以直接建立資料庫。
  3. 多重保障:更重要的是我可以把檔案放在Dropbox,同時在雲端保有一個備份,在另外一台電腦也同步一個備份。

Devonthink與雲端整合整合技巧

上述在選擇的理由其實已經提到一些兩個軟體的整合方式,簡單來說Devonthink扮演『資料庫』角色,而Dropbox/icloud 扮演『雲端同步』的角色。這兩個角色,我個人還是強烈建議要分開,避免雞蛋放在同一個藍子裡的問題。此外,Devonthink官方網站也建議不要將Mac 中的資料庫檔案放在雲端中,以免同步延遲造成不必要的同步問題。 下面根據我這幾個月的經驗,將整個建立資料庫以及雲端資料庫,到讓我的所有裝置可可以seamless運作的方式,跟大家逐一分享。當然有更多的資訊,可以到Devonthink的官方論壇中可以找到更多。

建立資料庫:Index你的硬碟

  1. 建立專用資料夾:對於大部分的人來說,在開始使用Devonthink之前,應該都有許多檔案在硬碟裡。建議在Dropbo中建立一個讓Devonthink讀取的檔案夾。我是建立一個以Devonthink為名的檔案夾,清晰明瞭比較不會搞錯。除了部分影音或音樂檔案,或者陳舊的備份資料,幾乎所以文件檔案都放去了! 

對資料進行組織與清理:建議大家趁著這個轉換資料的過程,將整個資料去蕪存菁一番。

  1. 索引Index你的資料夾:已經建立檔案夾架構後,可以整個檔案夾直接放到這個資料夾中。我的資料夾過去就因為配合Evernote的GTD流程重新整理過,因此我的方法是把檔案夾整個INDEX索引進來。這樣的好處是,你的實體資料夾結構會與Devonthink一樣,在沒有Devonthink的環境下,例如我在辦公室WINDOW電腦,我還是可以輕易的根據一樣的資料庫架構找到檔案。實際步驟是直接在Devonthink去執行 Index Files and Folders。這邊不只是可以index folder也可以index files。

我個人是Index 我的Devonthink下所有的檔案夾,把所有我要的都index進來。
完成這一步,去泡個茶等index完畢,就可以看到完整的Devontink 資料庫了!

雲端同步:雙重同步雙重保障。

雲端同步有兩個層次,一個是「實體檔案」的同步,一個是Devonthink資料庫的同步。

  1. 實體檔案同步:我目前主要的雲端硬碟使用的是Dropbox,基本上實體檔案放在哪一家的服務都可以。我個人其實用過的還是以Dropbox最穩定,我也是他Pro版本的用戶,高達3TB的硬碟,所有電腦的檔案全部都備份上去。實體檔案同不在Dropbox中,可以讓檔案不僅在Devonthink中可以使用,在沒有Devonthink的Window系統中,一樣可以透過Dropbox存取,所有改變都可以同步到Devonthink。倒過來在Devonthink中的改變也透過Dropbox實體檔案的改變,同步到window電腦中。

  2. Devonthink資料庫雲端同步:雖然Devonthink官方強力建議使用Local Network的方式同步,但是如果你要使用手機版本的Devonthink to GO隨時取用檔案,那雲端同步還是必要的。雲端同步可以透過icloud 、Dropbox或其他webDAV,由於我個人Drobpox容量大,因此把主要的同步放到dropbox中。這一種同步會佔用大量空間,我個人的icloud雖然有付費,不過只有200GB。而我Devonthink資料庫記高達幾十GB,因此大家也可以是各位的雲端容量,自己決定同步位置。






雲端同步的兩個模式

這裡有兩個重要的概念要跟大家區分一下。在Devonthink同步中,有兩種不同的同步模式。一個是「全部同步」,一個是只同步目錄而不同步Index的實體檔案的「目錄同步」。

  1. 全部同步:這一種模式,會把所有檔案全部同步到雲端。如果選擇同步位置設在Dropbox,就會在Dropbox佔有相當的空間。我自己的資料庫高達50GB以上的空間,因此在雲端也必須有50GB的空間。如果當初你實體硬碟同步的位置也在Dropbox,實際上就是會有兩倍的空間會被佔據。這一點請大家選擇『全部同步』要注意。在下圖中,選擇勾選「Synchronize content of indexed item」就代表把index的『檔案內容』全部同步。


    這一個作法,我用在同步到手機的Devonthink to GO,提供手機可以持續無縫的使用檔案。

  2. 目錄同步:部分同步的方式只需要不勾選「Synchronize content of indexed item」即可,這樣他就會只同步index目錄,而不會同步「實體內容」,這樣就不會佔用太多雲端空間。


    這一個方式,適合使用在不同Mac間的同步。我個人在Mac mini 與我的Mac book pro的Dropbox資料庫放置位置一模一樣。因此用這模式,直接可以讓兩個Mac共用同一個Devonthink 資料庫而可以無縫接軌。

我的Devonthink架構

下面整理一下整個架構:

  1. 檔案系統:放在Dropbox,同步到Mac mini 、Macbook Pro、window與iPhone。
  2. MacBookPro主電腦 Devonthink:用Index方式,將Dropbox的實體檔案索引進入資料庫。
  3. Devomthink雲端同步:透過Dropbox全部同步,透過icloud 目錄同步。
  4. iPhone/iPad Devonthink to GO:透過Dropbox同步,可以存取資料庫檔案的內容。
  5. Mac Mini 第二電腦Devonthink:透過icloud 目錄同步,將Devonthink 資料庫導入後,自動會讀到Dropbox的資料。
  6. 辦公室Window電腦:可以讀取與存取Dropbox檔案,檔案也會直接更新到其他電腦的Dropbox檔案,進行讓Devonthink同步。

結語:

Dropbox+Devonthink真的是強悍的資料管理系統,加上Devonthink強大的連結功能,可以實現SlipBox的大部分功能。我使用了十多年的Evernote,從去年底跳槽過來Devonthink,真的是相見恨晚。如果你有整理檔案與資料的需求,強力推薦大家可以嘗試。

延伸連結:

  1. Devonthink官方網站
  2. Devontechnologies Community 使用者社群
  3. 建立zettleKasten 筆記:Devonthink or Obsidian ?
  4. 在Devonthink 中實現ZettelKasten筆記法 Annotation in Devonthink

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