2021年2月26日

CQI365:從2007-2021,我的部落格寫作之旅

昔日

從2007退伍那年開始寫這個blog開始,至今超過14年。在前幾年每年固定都有40-100篇文章,尤其在2011年女兒出生那年,達到高峰135篇。2013年開始,轉換工作環境與狀況後,幾乎就陷入封筆的狀況。也幾乎關閉了整個blog。

回顧過去,雖然跌跌撞撞但也好得累積了 33萬個瀏覽數。算是給我自己一點安慰,東西還是有人看的。

今日

去年開始接觸卡片盒筆記,[[使用zettelkasten筆記建構PKMS]]後,逐漸打開自己重新寫作的想法。改變過去只是單純抒發心得的方式,利用每天片段累積的想法,用「句子」寫下吉光片羽,在連結成「段落」,最後打造成「文章」,甚至形成自己的「系統」

同時也同步在Mediumq平台(https://cqi365.medium.com)以及Matters平台(https://matters.news/@vierylin)發表文章。希望文章含金量能越來越高,不是要讓自己有多少的觀眾,重要的是留下自己走過的蛛絲馬跡與想法。

- Mediumq平台https://cqi365.medium.com) 


- Matters平台https://matters.news/@vierylin



明日

後續我仍會持續利用卡片盒筆記法,透過句子、段落、文章建立系統,分享我的系統,讓自己的思想在網路上延伸。如同我的標題CQI365,『** Continuous Quality improvement in Life and Work 365 days a year**』

延伸閱讀:

2021年2月22日

整合HighlightsApp + Obsidian,建立效率的整合閱讀與標記流程

只有閱讀而沒有作筆記,不但無效而且無聊,

過去我很喜歡閱讀,閱讀完了常常覺得自己增加能力能力,殊不知這樣的過程不僅是無效而且無聊。

無效

因為閱讀完之後如果沒有留下蛛絲馬跡,只會讓自己感覺很良好。但過一陣子之後,再重新問自己到底學到什麼,其實是很難去回想起來的。更不太可能利用這些學習過的資訊,進一步變成可以用來指導生活或是影響他人的一個知識。

無聊

只是單純閱讀真的很容易讓人家陷入昏昏欲睡,這跟我們去上課的時候沒有主動思考就會讓我們陷入睡眠。因此不管讀電子書、文件或其他書籍,建議要邊看書邊作筆記,如果可以錄音的時候應該用錄音的方式來處理。 因此使用互相連結的卡片筆記做記錄最主要的目的是把觀點做萃取,方便提供後續引用與連結。

而一般讀書筆記annotation ,主要針對書或文章做註解摘要,主要結構是根據文件中的架構當主軸做摘要。因此在同一個書評或書摘當中,會有不同的觀點,而且前後邏輯性會比較強。但是相對的,會比較難建立相互參照或連結的筆記系統。因此要在我的工作流,整合兩個系統,利用兩種筆記的長處。

我的整合閱讀流程:

整合閱讀流程與標記

  1. 使用工具整合閱讀與標記,讓重點可以直接被摘要。
  2. 摘要別人的話,用自己的話輸出,建立可以直接引用的語句。
  3. 將別人的話與自己的理解思考放在同一個地方,可以互相參考。

將閱讀心得匯出整合入知識庫

  1. 需要將閱讀的標記與心得匯出,整合到自己的知識庫。
  2. 會出流程要簡單且跨平台,不需要在直接多步驟加工。
  3. 可以匯出Markdown格式,以利後續整理

再次加工變成ZettelKasten Note

  1. 直接把筆記標題當作一句話Running Title,鑲嵌入文章中。
  2. 要做出大綱,並用單則筆記把大綱填滿
  3. 一則筆記只寫一個想法

推薦Highlight+Obsidian

我的Highlight+Obsidian整個流程:

  • 在Highlights中閱讀與Highlight,並寫下自己的思考與備註。
  • 完成文章閱讀後,將註解連同Hightlight引用的內文輸出成Markdown格式。
  • 在Obsidian中加工成ZettelKasten格式的筆記,提供後續素材。

參考:

2021年2月15日

CQI365:指揮艇組合 Dropbox + Devonthink的連結

指揮艇組合:Dropbox + Devonthink的連結



從去年11月開始自Evernote跳到Devonthink,整整三個月的時間了!比起使用Evernote超過十幾年的老經驗,這個從Web-base service轉到以實體檔案為架構的格式還是有些需要重新適應。Devonthink有著強大的資料庫能力,也具備OCR、卡片盒筆記法的相互連結功能,甚至還具備AI等級的自動歸類系統。但是相對Evernote真的做到Sync Everwhere的雲端化服務,Devonthink以單機實體檔案為架構的作法,讓我在轉換使用上,需要做一些調整才能讓整個系統發揮過去強大的能力。經過三個月的測試,終於找到最佳組合方案:Dropbox+icloud +Devonthink。

其實大概的觀念,我曾經在去年底的一篇文章『我的工作流工具級:My Workflow, My tool』中有提到過,如何搭配Dropbox 與Devonthink以及其他工具,組成我的Worflow。今天這篇文章特別針對在Devonthink架構下,使用Dropbox與Devonthink接軌。

Devonthink下的檔案存放

在Devonthink的檔案架構下,有兩種建立資料庫的方式,一個是直接import,第二個是index。這兩個模式各有長處,下面介紹一下兩個差別。

Import 模式:

Import很簡單好理解,就是把資料放入Devonthink的Db中,讓devonthink管理以及同步。把檔案放進Devonthink Db完全符合DT格式,效能會比index還要穩定速度也更快。但是這個方式我個人極端不愛,我剛剛從Evernote 10.0 不穩定地同步惡夢中跳出來,要我把身家在放到另外一個檔案系統中。雖然檔案不同步到網路上,但是光無法不透過Devonthink取得import進去的檔案,就讓我卻步。還好Devonthink提供另外一個友善的方式:Index模式。

Index 模式:

我個人偏好的模式是Index模式,這個方式有點像建立『索引檔』一樣。你可以在實體硬碟任何地方放檔案,然後index進資料庫中,而不需要改變原本檔案結構。在資料庫中刪除檔案,也可以選擇只在資料庫移出檔案索引,還是連同檔案本身一起移除。

我個人選擇用index來處理devonthink有下列幾個理由:

  1. 安全:不需要把檔案放到Devonthink特有的資料庫中,以避免萬一devonthink服務有個閃失,我可以仍保有完整的資料讀取權限
  2. 方便:我不需要重新整理我原本硬碟檔案架構,直接用index就可以直接建立資料庫。
  3. 多重保障:更重要的是我可以把檔案放在Dropbox,同時在雲端保有一個備份,在另外一台電腦也同步一個備份。

Devonthink與雲端整合整合技巧

上述在選擇的理由其實已經提到一些兩個軟體的整合方式,簡單來說Devonthink扮演『資料庫』角色,而Dropbox/icloud 扮演『雲端同步』的角色。這兩個角色,我個人還是強烈建議要分開,避免雞蛋放在同一個藍子裡的問題。此外,Devonthink官方網站也建議不要將Mac 中的資料庫檔案放在雲端中,以免同步延遲造成不必要的同步問題。 下面根據我這幾個月的經驗,將整個建立資料庫以及雲端資料庫,到讓我的所有裝置可可以seamless運作的方式,跟大家逐一分享。當然有更多的資訊,可以到Devonthink的官方論壇中可以找到更多。

建立資料庫:Index你的硬碟

  1. 建立專用資料夾:對於大部分的人來說,在開始使用Devonthink之前,應該都有許多檔案在硬碟裡。建議在Dropbo中建立一個讓Devonthink讀取的檔案夾。我是建立一個以Devonthink為名的檔案夾,清晰明瞭比較不會搞錯。除了部分影音或音樂檔案,或者陳舊的備份資料,幾乎所以文件檔案都放去了! 

對資料進行組織與清理:建議大家趁著這個轉換資料的過程,將整個資料去蕪存菁一番。

  1. 索引Index你的資料夾:已經建立檔案夾架構後,可以整個檔案夾直接放到這個資料夾中。我的資料夾過去就因為配合Evernote的GTD流程重新整理過,因此我的方法是把檔案夾整個INDEX索引進來。這樣的好處是,你的實體資料夾結構會與Devonthink一樣,在沒有Devonthink的環境下,例如我在辦公室WINDOW電腦,我還是可以輕易的根據一樣的資料庫架構找到檔案。實際步驟是直接在Devonthink去執行 Index Files and Folders。這邊不只是可以index folder也可以index files。

我個人是Index 我的Devonthink下所有的檔案夾,把所有我要的都index進來。
完成這一步,去泡個茶等index完畢,就可以看到完整的Devontink 資料庫了!

雲端同步:雙重同步雙重保障。

雲端同步有兩個層次,一個是「實體檔案」的同步,一個是Devonthink資料庫的同步。

  1. 實體檔案同步:我目前主要的雲端硬碟使用的是Dropbox,基本上實體檔案放在哪一家的服務都可以。我個人其實用過的還是以Dropbox最穩定,我也是他Pro版本的用戶,高達3TB的硬碟,所有電腦的檔案全部都備份上去。實體檔案同不在Dropbox中,可以讓檔案不僅在Devonthink中可以使用,在沒有Devonthink的Window系統中,一樣可以透過Dropbox存取,所有改變都可以同步到Devonthink。倒過來在Devonthink中的改變也透過Dropbox實體檔案的改變,同步到window電腦中。

  2. Devonthink資料庫雲端同步:雖然Devonthink官方強力建議使用Local Network的方式同步,但是如果你要使用手機版本的Devonthink to GO隨時取用檔案,那雲端同步還是必要的。雲端同步可以透過icloud 、Dropbox或其他webDAV,由於我個人Drobpox容量大,因此把主要的同步放到dropbox中。這一種同步會佔用大量空間,我個人的icloud雖然有付費,不過只有200GB。而我Devonthink資料庫記高達幾十GB,因此大家也可以是各位的雲端容量,自己決定同步位置。






雲端同步的兩個模式

這裡有兩個重要的概念要跟大家區分一下。在Devonthink同步中,有兩種不同的同步模式。一個是「全部同步」,一個是只同步目錄而不同步Index的實體檔案的「目錄同步」。

  1. 全部同步:這一種模式,會把所有檔案全部同步到雲端。如果選擇同步位置設在Dropbox,就會在Dropbox佔有相當的空間。我自己的資料庫高達50GB以上的空間,因此在雲端也必須有50GB的空間。如果當初你實體硬碟同步的位置也在Dropbox,實際上就是會有兩倍的空間會被佔據。這一點請大家選擇『全部同步』要注意。在下圖中,選擇勾選「Synchronize content of indexed item」就代表把index的『檔案內容』全部同步。


    這一個作法,我用在同步到手機的Devonthink to GO,提供手機可以持續無縫的使用檔案。

  2. 目錄同步:部分同步的方式只需要不勾選「Synchronize content of indexed item」即可,這樣他就會只同步index目錄,而不會同步「實體內容」,這樣就不會佔用太多雲端空間。


    這一個方式,適合使用在不同Mac間的同步。我個人在Mac mini 與我的Mac book pro的Dropbox資料庫放置位置一模一樣。因此用這模式,直接可以讓兩個Mac共用同一個Devonthink 資料庫而可以無縫接軌。

我的Devonthink架構

下面整理一下整個架構:

  1. 檔案系統:放在Dropbox,同步到Mac mini 、Macbook Pro、window與iPhone。
  2. MacBookPro主電腦 Devonthink:用Index方式,將Dropbox的實體檔案索引進入資料庫。
  3. Devomthink雲端同步:透過Dropbox全部同步,透過icloud 目錄同步。
  4. iPhone/iPad Devonthink to GO:透過Dropbox同步,可以存取資料庫檔案的內容。
  5. Mac Mini 第二電腦Devonthink:透過icloud 目錄同步,將Devonthink 資料庫導入後,自動會讀到Dropbox的資料。
  6. 辦公室Window電腦:可以讀取與存取Dropbox檔案,檔案也會直接更新到其他電腦的Dropbox檔案,進行讓Devonthink同步。

結語:

Dropbox+Devonthink真的是強悍的資料管理系統,加上Devonthink強大的連結功能,可以實現SlipBox的大部分功能。我使用了十多年的Evernote,從去年底跳槽過來Devonthink,真的是相見恨晚。如果你有整理檔案與資料的需求,強力推薦大家可以嘗試。

延伸連結:

  1. Devonthink官方網站
  2. Devontechnologies Community 使用者社群
  3. 建立zettleKasten 筆記:Devonthink or Obsidian ?
  4. 在Devonthink 中實現ZettelKasten筆記法 Annotation in Devonthink

2021年2月13日

CQI365: 從極簡生活出發,到提升效率與品質。



不是極簡,是提升效率!

從極簡生活出發,到提升效率與品質。

前言:

這幾天聽了不少有關「極簡生活」「整理」思維,讓我重新思考「極簡主義」對我的意義以及與品質提升之間的關係。 大家最常聽到的極簡生活,跟一個很熱門的名詞有關,那就是鼎鼎大名的『斷捨離』。『斷捨離』強調把生活中多餘的物品經過有效評估後,能斷則斷、能捨則捨。聽起來就是單純整理物品的一個作法,跟「品質改善」似乎沒直接的關係。但是如果好好思量極簡生活背後的意涵,你也會發現簡化生活的過程,不就是一個品質改善的過程嗎?

一般而言極簡生活,雖然看起來只包含『生活物品的簡化』,但是整個處理的過程不僅包含了處理實體物品,更是也牽涉個人心裡層次的問題。當我們心靈複雜混亂,思考就會混亂,這樣一來在實體層次短期的『斷捨離』是達不到效果的。必須搭配心理層次的『斷捨離』,才能讓自己真正達到全身心的極簡生活。

因此我在這邊也根據我的瞭解,把一般對生活物質層次的極簡,加上了品質改善的層次,嘗試從高空、目標、流程等層次帶入極簡生活的背後思維邏輯,最後在連結到我所謂的生活層次。

備註:這邊雖然使用「極簡」這個字,但是其實我們常聽到的「極簡」真的不是一夕之間就全部捨棄,因此雖然我使用極簡,但是其實是隱含著「簡化」或「優化」的意思。

為什麼要『極簡』Why?

物質上的極簡:

  • 減少金錢的浪費:不會花錢買不必要的東西。
  • 減少空間的佔據:不會讓東西佔據空間。
  • 減少資源的耗費:不會買不必要的東西,浪費資源。
  • 減少時間的花費:減少花時間買東西與花時間整理的時間

心靈上得極簡:

  • 活在當下:可以活在真實的現在,而不是物質的虛幻。
  • 減少思維混亂:減少物欲就可以減少目標,讓自己不混亂。
  • 專注:可以將心裡的資源投注在自己覺得重要的地方。

要怎麼做?做什麼?What and How?

分成幾個層次:

  1. 目標極簡
  2. 流程極簡
  3. 生活極簡

雖然大多數人談「極簡」會從物質著手,但事實上沒有達到目標、流程的極簡,是不可能達到可持續的物質極簡。因為目標太多或者生活太多慾望,整體的物質就不可能達到極簡。因此極簡的範圍也包含目標設定以及生活慾望等等。

目標極簡

減少「目標」讓目標更明確不混亂。

  1. 重新思考高空:從願景、使命與價值開始思考,確認自己最終要的人生方向。
  2. 確認領域責任以及目標層面:確認各層次領域的目標,以及所拆解次目標。
  3. 目標排序:有些目標不是都不做,而是在資源有限的時候可以延後。將各目標依照重要程度排序以及盤點資源。
  4. 專案思維:如同專案管理的概念,目標排序後,要根據專案的思維確認資源以及安排任務。目標不一定很少,但是要排的很smart。

流程極簡:

讓流程更優化,以達到流程極簡的目標。(利用PDCA/GTD的思維)

  1. 盤點:重新盤點工作與生活的流程,利用GTD概念把所有要做的事『倒』出來,放在omnifocus中。
  2. 選擇:將上述目標或任務,比對我們的高空(也就是目標)。將不需要做的事,從OF刪除。將需要做但不需要自己的做的事,授權給其他人做。將現在不用作,但未來可能需要做的事,放到Someday/After。
  3. 拆解:將目標或任務拆解成工作包,把工作包放在OF中。
  4. 排程:將工作包排程在行事曆。
  5. 執行:生活就根據行事曆上得工作包進行,並動態修正。
  6. 檢討:檢討整個PDCA。
  7. 標準化:將上述從盤點工作、目標選擇到工作拆解、排程等等,進行標準化。 流程極簡最重要的一步驟,不在後面的流程,而在前兩步『盤點』與『選擇』。「盤點」把我們藏在內心深處的一些工作與目標拆解出來,並對比我們的高空與目標,並透過「選擇」把目標與任務進行篩選。後續的流程其實就是一般的PDCA循環。有句話,Do the right things Right。人生不是只要把事做對,而是要做對的事!「選擇」在很多時候真的比「努力」還重要! 此外,工作流程的優化與標準化,每次所需要時間與資源都能減少,在流程中需要的一些工具也相對能夠簡化,因此可以減少後續物質的利用與投入。

生活極簡:

減少因流程導致資源的浪費,也減少非必要性的消耗 在物質層面上得「極簡」其實核心觀念就是減少資源浪費,其中包含兩個層次,一個是工作流程延伸出來的資源損耗,一個是單純生活的需要或想要的資源。這些資源包含時間、空間與物質等等。因此要減少實際資源的損耗,上述從流程上的優化,可以減少因不必要或拙劣的流程所產生的資源損失。這一段則來討論「生活」上得極簡。

  1. 工具極簡:透過流程優化,工具層次的需求其實已經降低了。包含軟體、硬體以及這類有關工作或生活流程的資源都可以因為流程優化省下不少。
  2. 時間極簡:跟流程相關的,也隨著優化減少浪費。但是生活中不僅是一些可以流程化的活動,也包含了一些娛樂或休閒活動。這部分我們也可以透過優化的思維,利用「正念」的概念,遊戲的時候遊戲、工作的時候工作,讓自己效率提高,減少時間的浪費。
  3. 消費品極簡:由於流程的優化,我們在買東西的時候,要想想這個東西是否可以適用我們的日常流程,購買的時候要想過我們使用的場景以及與我們流程的搭配。透過分析物品與流程的連結,篩選我們真正需要的東西,而不是想要但是根本沒有幫助的物品。

結語

透過流程優化來寫極簡,是一個新的嘗試。從品質改善的角度出發,如果我們的生活都能夠透過PDCA來優化,那所浪費的時間、空間與資源都能夠有效降低。因為我們提高了整個生活效率,包含工作產出以及娛樂產出。所有厲害的人工作時有效率,連放假的快樂度都有效率的!

雖然我遠遠不是達人,但是我改變了認知,接下來行動層次我也還在努力。未來也會持續往品質優化式的

2021年2月12日

CQI365: 我的GTD 與PDCA流程

  • Planning: 計畫階段的重點就是把GTD的前半段,收集>整理>排程做好。排程的部分強烈建議採用Time boxing的作法,配合任務清單進行排程。
  • Do ( Engage):依照上述計畫的Timebox進行執行,剩下的部分使用GTD概念執行Context相關的任務。
    • Fantastical2:每個時間依照Calendar的計畫執行。
    • omnifocus 場景:根據場景執行零散的計畫。
  • Check(Reflection)
    • 反思記錄Typora:根據計畫執行狀況進行檢討與反思,並記錄在Daily reflection中。我把檔案放在Devonthink,但實際上使用typora來做執行寫作。 
    • 使用『評分系統』:根據自己執行狀況進反饋,使用Typora記錄。
  • Action/Ajust
    • 每週每月的Weekly/Monthly Review
    • 重新調整Plan,並根據狀況進行專案切割。使用omnifocsu+Devonthink
    • 將常用的計畫做標準化,輸出成文章發表到Blogger/Medium/Matters




2021年2月11日

CQI36: 2021我的工具箱,用工具提升你的效率




 再次整理一下我的工具組,這幾天Devonthink更新,我也嘗試用了一些新工具。根據去年11月比起來有些工具有更新,我稍微在補充一下。

主要更新工具在Typora取代了Obsidian,在『Typora 有禪味的Markdown編輯器』也提過這個好用的軟體,在此也推薦一下!

前幾天試用了Craft.do,原本也嘗試取代Drafts,但是後來經過多方考量,還是回到Drafs的流程比較順手。後續我在補篇文章討論一下!



2021年2月7日

CQI365;我的新閱讀入口 Twitter

 


剛剛開始比較多使用Twitter,發現他其實是與Facebook強調『強連結』的概念不太一樣!在Facebook中,你看到的大多數都是『親戚朋友』的動態,雖然也有其他追蹤的社團或官方帳號,但是常常被過多的『動態』淹沒。加上近年來爆多的廣告訊息,讓整體的訊息品質大量下降!這一年來,開始轉向到Twitter的平台,赫然發現兩個平台的屬性真的大不相同。Twitter中,由於中文的朋友少,因此剛好重新洗牌直接追蹤一些「有內容」的帳號。這邊分享一下我在Twitter的設定。

首頁:

主要訂閱醫療相關以及我最關注的一些帳號的動態,有些帳號發言太混亂或重複,我就會逐步刪除。關鍵是要建立一個『每篇文章』都是值得閱讀的版面,不要讓太多文章洗版!


列表:

  • 由於我對「首頁」的版面的要求,有些也不錯但是重複性高的帳號訂閱,我就用個列表方式管理。讓不同的主題帳號可以在不同的列表呈現,我有時間想看的時候在過來看看。這樣就不會把所有不同主題的文章都塞在首頁中。這個功能也是我覺得twitter比Facebook更適合閱讀的地方。

  • 目前我有三個列表,Medicien、Producticvity、News。



與RSS比較:

有人會拿來與RSS訂閱比較,這邊也說明一下我的想法。我也曾經使用RSS訂閱服務,訂閱大量文章。其中有長時間使用的包含Google Reader、Feedly 與Inoreader。過去長時間使用Google reader的年代,Facebook還沒那麼盛行。後來在Facebook盛行之後,許多網站也停用的RSS服務。後續Google Reader停止服務後,短時間轉到Feedly與Inoreader,這兩個服務也都有將文章剪貼或畫線的功能。然而說真的,網站文章值得細讀的不多,加上如果還要額外多一個服務增加資料整理的時間。因此這兩年已經幾乎不使用RSS服務了!

在資料剪貼的部分,之前在Facebok或網站看到的文章會使用Evernote做剪貼整理。去年底開始轉頭Devonthink的陣營,將整個文章閱讀與整理的工作整個轉移到Devonthink,這個部分後面在找機會寫文章介紹一下。

串連

在開始使用Twitter我也沒有停止使用Facebook,而且Facebook Page還有一個經營中的小粉專。因此目前我的作法,是使用Zapier 將Twitter文章轉載到Facebook Page中,把Twitter當作我的知識服務入口,而Facebook Page是出口。而一般Facebook帳號是我現實與虛擬的連結對口。


結論

整體來說,Facebook與Twitter對中文使用者來說應該不是同的東西。我還是會使用Facebook來對我的朋友與訂閱我的粉專的網友分享想法,但是入口的部分會傾向使用Twitter以及其他方式。這樣的方法,也推薦給各位!

CQI365 讀想寫教:我的學習力四大步驟


我們從小到大,從初生那一刻接觸外界環境開始就開始我們這輩子的學習之旅。除了小時候學習一些基本生活技巧外,絕大多數的時間都在學校的環境度過。在學校環境中,大家應該都我一樣,從聽課以及閱讀開始。除此之外,學校還有一個很重要的學習方式,就是透過『考試』強迫大家學習。很多人誤把『考試』這個學習的手段,當作學習的目的。這也是許多人在學校畢業後,拒絕學習的原因之一。但是在這個資訊變遷快速的年代,我們已經不能像我們父輩那樣,依靠學校學習的知識或技術過活一輩子,甚至連過個幾年都已經是不可能的事。因此『終身學習』也是現在資訊世代必要能力。

也因此我們學習能力,不能侷限在我們熟悉的聽課閱讀或者考試。市面上已經有許多書籍或者研究,告訴我們真正能夠達到『學習』一門課程或技術,不僅僅是前端的讀與聽的功夫,更要延伸到後續思考、寫作,甚至到教學相長的程度,才能真正的達到『學習』的程度。 因此我個人將學習拆成四個部分,包含基礎工的『讀與聽』,第二階段的『想與思』,第三個層次的寫與記,最後的『教與導』。孔老夫子曾說『學而不思則罔,思而不學則殆』,也說過『教學相長』。現在想想,孔老師真的是對學習與教學有獨到的見解。

下面就讓我一個階段一個階段,先整理幾張示意圖,後續幾篇文章我們一個個概念接續著介紹!





 

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