2021年2月15日

CQI365:指揮艇組合 Dropbox + Devonthink的連結

指揮艇組合:Dropbox + Devonthink的連結



從去年11月開始自Evernote跳到Devonthink,整整三個月的時間了!比起使用Evernote超過十幾年的老經驗,這個從Web-base service轉到以實體檔案為架構的格式還是有些需要重新適應。Devonthink有著強大的資料庫能力,也具備OCR、卡片盒筆記法的相互連結功能,甚至還具備AI等級的自動歸類系統。但是相對Evernote真的做到Sync Everwhere的雲端化服務,Devonthink以單機實體檔案為架構的作法,讓我在轉換使用上,需要做一些調整才能讓整個系統發揮過去強大的能力。經過三個月的測試,終於找到最佳組合方案:Dropbox+icloud +Devonthink。

其實大概的觀念,我曾經在去年底的一篇文章『我的工作流工具級:My Workflow, My tool』中有提到過,如何搭配Dropbox 與Devonthink以及其他工具,組成我的Worflow。今天這篇文章特別針對在Devonthink架構下,使用Dropbox與Devonthink接軌。

Devonthink下的檔案存放

在Devonthink的檔案架構下,有兩種建立資料庫的方式,一個是直接import,第二個是index。這兩個模式各有長處,下面介紹一下兩個差別。

Import 模式:

Import很簡單好理解,就是把資料放入Devonthink的Db中,讓devonthink管理以及同步。把檔案放進Devonthink Db完全符合DT格式,效能會比index還要穩定速度也更快。但是這個方式我個人極端不愛,我剛剛從Evernote 10.0 不穩定地同步惡夢中跳出來,要我把身家在放到另外一個檔案系統中。雖然檔案不同步到網路上,但是光無法不透過Devonthink取得import進去的檔案,就讓我卻步。還好Devonthink提供另外一個友善的方式:Index模式。

Index 模式:

我個人偏好的模式是Index模式,這個方式有點像建立『索引檔』一樣。你可以在實體硬碟任何地方放檔案,然後index進資料庫中,而不需要改變原本檔案結構。在資料庫中刪除檔案,也可以選擇只在資料庫移出檔案索引,還是連同檔案本身一起移除。

我個人選擇用index來處理devonthink有下列幾個理由:

  1. 安全:不需要把檔案放到Devonthink特有的資料庫中,以避免萬一devonthink服務有個閃失,我可以仍保有完整的資料讀取權限
  2. 方便:我不需要重新整理我原本硬碟檔案架構,直接用index就可以直接建立資料庫。
  3. 多重保障:更重要的是我可以把檔案放在Dropbox,同時在雲端保有一個備份,在另外一台電腦也同步一個備份。

Devonthink與雲端整合整合技巧

上述在選擇的理由其實已經提到一些兩個軟體的整合方式,簡單來說Devonthink扮演『資料庫』角色,而Dropbox/icloud 扮演『雲端同步』的角色。這兩個角色,我個人還是強烈建議要分開,避免雞蛋放在同一個藍子裡的問題。此外,Devonthink官方網站也建議不要將Mac 中的資料庫檔案放在雲端中,以免同步延遲造成不必要的同步問題。 下面根據我這幾個月的經驗,將整個建立資料庫以及雲端資料庫,到讓我的所有裝置可可以seamless運作的方式,跟大家逐一分享。當然有更多的資訊,可以到Devonthink的官方論壇中可以找到更多。

建立資料庫:Index你的硬碟

  1. 建立專用資料夾:對於大部分的人來說,在開始使用Devonthink之前,應該都有許多檔案在硬碟裡。建議在Dropbo中建立一個讓Devonthink讀取的檔案夾。我是建立一個以Devonthink為名的檔案夾,清晰明瞭比較不會搞錯。除了部分影音或音樂檔案,或者陳舊的備份資料,幾乎所以文件檔案都放去了! 

對資料進行組織與清理:建議大家趁著這個轉換資料的過程,將整個資料去蕪存菁一番。

  1. 索引Index你的資料夾:已經建立檔案夾架構後,可以整個檔案夾直接放到這個資料夾中。我的資料夾過去就因為配合Evernote的GTD流程重新整理過,因此我的方法是把檔案夾整個INDEX索引進來。這樣的好處是,你的實體資料夾結構會與Devonthink一樣,在沒有Devonthink的環境下,例如我在辦公室WINDOW電腦,我還是可以輕易的根據一樣的資料庫架構找到檔案。實際步驟是直接在Devonthink去執行 Index Files and Folders。這邊不只是可以index folder也可以index files。

我個人是Index 我的Devonthink下所有的檔案夾,把所有我要的都index進來。
完成這一步,去泡個茶等index完畢,就可以看到完整的Devontink 資料庫了!

雲端同步:雙重同步雙重保障。

雲端同步有兩個層次,一個是「實體檔案」的同步,一個是Devonthink資料庫的同步。

  1. 實體檔案同步:我目前主要的雲端硬碟使用的是Dropbox,基本上實體檔案放在哪一家的服務都可以。我個人其實用過的還是以Dropbox最穩定,我也是他Pro版本的用戶,高達3TB的硬碟,所有電腦的檔案全部都備份上去。實體檔案同不在Dropbox中,可以讓檔案不僅在Devonthink中可以使用,在沒有Devonthink的Window系統中,一樣可以透過Dropbox存取,所有改變都可以同步到Devonthink。倒過來在Devonthink中的改變也透過Dropbox實體檔案的改變,同步到window電腦中。

  2. Devonthink資料庫雲端同步:雖然Devonthink官方強力建議使用Local Network的方式同步,但是如果你要使用手機版本的Devonthink to GO隨時取用檔案,那雲端同步還是必要的。雲端同步可以透過icloud 、Dropbox或其他webDAV,由於我個人Drobpox容量大,因此把主要的同步放到dropbox中。這一種同步會佔用大量空間,我個人的icloud雖然有付費,不過只有200GB。而我Devonthink資料庫記高達幾十GB,因此大家也可以是各位的雲端容量,自己決定同步位置。






雲端同步的兩個模式

這裡有兩個重要的概念要跟大家區分一下。在Devonthink同步中,有兩種不同的同步模式。一個是「全部同步」,一個是只同步目錄而不同步Index的實體檔案的「目錄同步」。

  1. 全部同步:這一種模式,會把所有檔案全部同步到雲端。如果選擇同步位置設在Dropbox,就會在Dropbox佔有相當的空間。我自己的資料庫高達50GB以上的空間,因此在雲端也必須有50GB的空間。如果當初你實體硬碟同步的位置也在Dropbox,實際上就是會有兩倍的空間會被佔據。這一點請大家選擇『全部同步』要注意。在下圖中,選擇勾選「Synchronize content of indexed item」就代表把index的『檔案內容』全部同步。


    這一個作法,我用在同步到手機的Devonthink to GO,提供手機可以持續無縫的使用檔案。

  2. 目錄同步:部分同步的方式只需要不勾選「Synchronize content of indexed item」即可,這樣他就會只同步index目錄,而不會同步「實體內容」,這樣就不會佔用太多雲端空間。


    這一個方式,適合使用在不同Mac間的同步。我個人在Mac mini 與我的Mac book pro的Dropbox資料庫放置位置一模一樣。因此用這模式,直接可以讓兩個Mac共用同一個Devonthink 資料庫而可以無縫接軌。

我的Devonthink架構

下面整理一下整個架構:

  1. 檔案系統:放在Dropbox,同步到Mac mini 、Macbook Pro、window與iPhone。
  2. MacBookPro主電腦 Devonthink:用Index方式,將Dropbox的實體檔案索引進入資料庫。
  3. Devomthink雲端同步:透過Dropbox全部同步,透過icloud 目錄同步。
  4. iPhone/iPad Devonthink to GO:透過Dropbox同步,可以存取資料庫檔案的內容。
  5. Mac Mini 第二電腦Devonthink:透過icloud 目錄同步,將Devonthink 資料庫導入後,自動會讀到Dropbox的資料。
  6. 辦公室Window電腦:可以讀取與存取Dropbox檔案,檔案也會直接更新到其他電腦的Dropbox檔案,進行讓Devonthink同步。

結語:

Dropbox+Devonthink真的是強悍的資料管理系統,加上Devonthink強大的連結功能,可以實現SlipBox的大部分功能。我使用了十多年的Evernote,從去年底跳槽過來Devonthink,真的是相見恨晚。如果你有整理檔案與資料的需求,強力推薦大家可以嘗試。

延伸連結:

  1. Devonthink官方網站
  2. Devontechnologies Community 使用者社群
  3. 建立zettleKasten 筆記:Devonthink or Obsidian ?
  4. 在Devonthink 中實現ZettelKasten筆記法 Annotation in Devonthink

2 則留言:

  1. 林醫師你好,感謝分享你的同步設定。想跟你請教一下,你兩台macos的機器都是採取相同的設定嗎?(Dropbox[負責content+index] + icloud[只負責index])

    我目前遇到一個問題是:
    當我丟一個新的檔案到有做index的folder下,DT3上面會多出兩個相同的檔案,其中一個寫著conflict。我在想是不是因為我兩台macos都是採取Dropbox[負責content+index] + icloud[只負責index]造成的,想請教一下你這邊的設定,謝謝。

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    1. 不是,在主要電腦上,兩個都要設定。但是第二台MAC,只需要設定index部分就好。

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