2020年12月15日

『 刻意練習』讀書心得


刻意練習強調『反饋,有目的,跳出舒適區』,落實到實際生活,學習任何東西,都是要有一些技巧。實際要怎麼做?

以下我整理的步驟與心得:

## 目標與範疇

先確定學習動機與目的,定下學習範疇與目標。所有的學習都是邊界的,不可能沒有邊界的學習,因此一開始為

了目標,將學習範疇定好,才不會收集資料的時候毫無節制。除了廣度,學習深度也與目標有關,要確認學習的深度,才不會單一單元無止盡的深入。當然這個學習範疇與目標,都是可隨著學習的成逐步改變,不是一開始定死了,後面就一路走到底。可以隨著學習的進展、實際狀況,或者是ㄊ人的反饋進行調整。

## 反饋與連結

內部或外部設計反饋機制。這是個刻意練習的重要概念。所有有反饋,最簡單的方是就是找一個厲害的來給予指導。這種指導不是從頭到尾的演講或指導,而是可以根據自己學習狀況給予反饋。基本上,要能做到可以適度給予他人反饋,也不是個簡單的工作。因此如果找不到適當的教練,就應該設計個流程可以讓自己的學習,有被反饋的機會。例如:可以公開發表文章或演講,從聽眾反應來確認自己的演講是否有進步?

##  跳出舒適區與越級打怪

跳出舒適區,建議我們不要在自己已經很熟練的領域學習。必須要稍微有點費力,但是又不能費力到會想放棄的程度。所謂越級打怪,成長比較快,但是也可能是死的快。因此確認自己的能力邊界,有自知之明是個重要的能力。自知之名要怎麼培養,最重要的建議就是常常自我省思,不論是寫日記週記都可以,讓自己有時間可以回顧自己的生活。誠實的面對自己的優點與缺點,並找到改善的空間。如此一來,自己對自己就會有清楚的認識,也對自己能力的邊界有比較客觀的評估。

## 總結

總結來說,『刻意練習』的提出的流程,包含三個個主要流程。

1. 目的與範疇:建立學習的方向動機與範圍。

2. 尋找反饋:建立反饋的系統,可以找教練、同儕或公眾的反饋。

3. 跳出舒適區:瞭解自己的邊際,在舒適圈邊界外緣學習,並擴大自己的邊界。

## 實際應用

我的學習模式,其實在閱讀本書之前,真的都是採用這麼模式。以之前學習機器學習與數據分析為例,當時我因為要寫碩士論文,主體選定在醫療範圍機器學習的方式建立決策輔助系統。因此我開始設定我的學習範圍,包含決策輔助系統與醫療決策。但後續的學習中,我發現對於機器學習與數據分析,也是不得不學習的範圍。

由於我有點程式設計的基礎,但是對於實際寫程式的語法與機器學內涵還是很陌生,因此我決定先從舒適圈邊界開始探討。一開始購買書籍與在網路上學習,先將基礎課程逐步學習。並動手撰寫語法,並根據語法跑出的資料找同學與老師討論。並在網路上找到類似的資料處理方法,跟我的作法或程式進行比較與反饋。從八月份開使確認主題,我在短短半年學會資料庫處理、機器學習語法學習以及論文寫作,並在隔年一月完成口試,順利取得畢業證書。

後續我也持續使用上述的方法進行學習,最近的一個學習就是寫作與發表。

我的目標是要能寫出專業論文與網路文章並進行發表。這兩個範圍看似毫無關係,其實頗有類似之處。今天這篇文章主要討論的是從一本書『刻意練習』出發,我進行整理與評論,最後連結到我的故事與建議。專業論文何嘗不是這樣,從背景出發,進到我本身的研究成果,最後進行比較與討論。因此練習閱讀資料並發表文章,其實本質上是同一回事。我的具體計畫是,大量閱讀並寫下心得筆記,最後將比較有組織的筆記進行發表。要包含一般書籍也要包含專業論文,以擴大我的閱讀範疇。反饋的部分,會在發表後得到,不管是讀者的反饋或專業論文編者的反饋,都會是我後來進步很重要的來源。也希望這文章大家能踴躍反饋!


2020年12月11日

Drafts快速記錄筆記或日記

嘗試了幾週使用Markdown來做筆記,逐漸也清楚整個Markdown的使用技巧與思路了。昨天介紹了使用Obsidian與devonthink的比較,以及最後我用Devonthink 取代Obsidian的考量與思路。這個主題是以在Mac上來做『筆記整理』出發來闡述的,那今天來討論一下『Drafts快速記錄筆記或日記』的方式。建立zettleKasten 筆記:Devonthink or Obsidian ?

## 從寫日記出發:

    由於我有記日記的習慣,而且日記不是一次寫完,常常有時候想起來寫一點,一段話或一個句子也可以隨手記錄。這樣的作法,其實是把日記當作inbox用的概念,每天貼入一些文字,有時候也會貼入照片。到了週回顧或者月回顧的時候,可以把這些想法摘取出來。變成一篇篇的筆記,或者產出文章。然而在我整個筆記系統轉成Devonthink後,整個流就完全不同了。

    不管是在iOS上使用Devonthink to GO 或者要打開Devonthink,快速筆記都不是容易的事,這個時候,強調快速Capture的Drafts就派上用場了。

## Drafts

Drafts 是什麼?根據Drafts官網(https://getdrafts.com),開宗明義的提出『The TEXT start』。Drafts把自己定義成文字開始的起點。不管是在Mac or iOS,Drafts打開速度超快,一打開就是輸入頁面。可以讓人快速輸入文字抓取想法,而不需要操作一推複雜的按鍵或流程。Drafts的文字檔案,除了一般純文字外,最重要的可以支援最熱門的Markdown格式。此外,Drafts在『輸出』端也非常強大。除了本身的『輸出』介面外,更可以連結iOS shortcut,做成『花式』輸出。  在我還在用Evernote的時候,那時還是Drafts 4.0的時代,我就很依賴用Drafts收集想法,再透過shortcut轉到Evernote的日記或其他筆記中。Drafts搭配shortcut可以實現將每月的日記貼到同一個筆記中。

## 我的Drafts筆記流程

  過去使用Evernote+Drafts4.0 ,到了Devonthink + Drafts 5.0這個組合,整體流程雖然不盡相同,但整體精神類似。

    過去在Evernote時代,我每個月的日記都會集中在同一則筆記中,使用Drafts不斷把每天的日記往下貼。現在在Devonthink中,配合Atom note的概念,我把日記盡量拆成每天寫。也把不同的主題使用wikilink新增成不同的筆記。跟過去一樣,有一些想法或吉光片羽,就用Drafts把文字快速擷取在Drafts中,固定時間在進行加工處理,最後利用Drafts會出的功能將文字轉出道Devonthink,最後再進行插圖或其他的工作。

    這樣的workflow,除了讓自己可以完整記錄日記外,也可以將日記中的片段想法,擴展成文章主題。也可以把一些小片段,累積成有意義的段落或文章。這篇文章也是這樣逐漸累積而成的。

## 結語:

使用Drafts快速抓取文字與思考進行記錄,再利用時間處理想法,最後在加工成輸出。這就是Zettlekasten 筆記盒重要想法。我目前再做一些生活記錄或者Productivity領域的文字輸出倒是比較得心應手,也持續可以輸出文字。但是進一步,我也應該開始往專業領域,透過這個方式進行論文或專業文字的收集整理與輸出,讓我的文字創作可以更廣大而有深度。這個方法,也提供大家參考,希望對大家都能有幫助!

2020年12月10日

建立zettleKasten 筆記:Devonthink or Obsidian ?




#obsidian #Writing #Workflow

這幾天不斷的嘗試使用Devonthink 或者 Obsidian來 建立zettleKasten 筆記 ,有點心得來跟大家分享一下。雖然Obsidian被認為是Roam強大的工具,但是在Devonthink強大的整合與資料庫的概念下,Obsidian在我的工具流設定中變的有點尷尬。這兩個工具在整體設計上,可以說是完全截然不同的工具,一個是資料庫軟體結合上wiki特色,一個是Roam Note 出發的筆記軟件。要來比較有點不公平。但是單就記錄筆記這一個面向上,還是有很多可以值得討論的地方!

這兩個工具有幾個共同點,先來介紹一下:

# 共同點

1. 都可以使用Markdown格式,都有方便的預覽模式。
2. 都可以快速建立[[wiki link]]
3. 都可以打開外部URL連結,連到其他apps(如Omnifocus等)
4. 都有URL link可以供外部apps使用



聚焦在『寫作』這個面向,仍有很大的差距:

# Obsidian:

## 優點:

1. 美觀
2. 跨平台
3. 第三方工具支援Markdown
4. 有Graphy View
5. 簡單好用的back link  

## 缺點:

1. 目前在Obsidian內只能讀到PDF, JPG, MD檔。
2. 無法做內文搜尋。(DEvonthink 可以)
3. 只有Mac 版,沒有iOS版本。

# Devonthink

## 優點

1. Devonthink介面可以讀取多種格式。因此可以同時快速建立多種檔案的wiki link。
2. 可以在將Markdown在轉換成其他格式。
3. 可以直接針對這篇筆記建立annotation。
4. 有強大的See also 與AI 自動歸類
5. 可以配合Devonthink 自動的Annotation 文件(預設Rich Text檔)

## 缺點

1. 外觀太醜。
2. 拿掉Devonthink資料庫功能,就剩下陽春的Markdown寫作工具。
3. 需要連帶啟動Devonthink,畫面太複雜。

# 結論:

Devonthink的連結性真的太強悍了,我最後的選擇是大部分文字還是使用都在Devonthink 完成!包含部落格文字,ZK note,文章Annotation等。由於寫作或整理筆記,不僅僅是寫筆記或記筆記這件事,筆記的整理連結,以致於後面的思考與產出,都與整個工具的連結性與整體架構有關。Devonthink真的是超強悍的神器,當之無誤。


2020年12月9日

From Facebook to Twitter,從FB到Twitter ,我的轉換心得


#facebook #Twitter
這幾週從Facebook大量轉移到Twitter,發現在使用這兩個軟體對我而言有極大的不同。 先說結論:將螢幕時間從Facebook轉換到Twitter,也讓我多了不少閱讀以及思考的時間。

使用Facebook 方式:

過去使用Facebook主要是要與朋友有所連結,也常在Facebook瀏覽各種不同的文章。然而由於Facebook親朋好友太多,許多人拿Facebook貼照片與抒發感覺,導致充斥的各種無謂的分享文或者家庭照片。這讓整個Facebook使用起來,有點類似朋友聚會一樣,大家時間都在聊一些是非八卦以及一些風花雪月,對於思考與學習幫助不大!

使用Twitter不同之處:

跳到Twitter,我並沒有呼朋引伴,而是默默的開了Twitter帳號,跟隨我喜歡的帳號與人物。由於中文世界使用的人少,也少有認識的朋友。因此跟隨了許多自己有興趣主題的人物或主題,也沒有退讚或退朋友的疑慮。這讓我可以專心在學習與思考自己喜歡的主題,例如生產力Productivity、醫學等。

推薦使用方式:

建議想要使用Twitter的朋友,可以直接訂閱你喜歡的主題或帳號。不要跟隨太多熟人。讓Twitter變成另外一個分身,用來學習與思考。

2020年12月4日

[閱讀力] 在Devonthink 中實現ZettelKasten筆記法 Annotation in Devonthink



大家知道最近我從Evernote跳出來,轉向Devonthink這個hardcore用戶專用的強大軟體。除了資料管理外,他也能達到類似Roam 之類軟體的效果。『建立雙向連結』

雖然本質上,Devonthink是一個傳統結構的資料庫軟體。但是實際上,他包含了許多Fashion整理或筆記應用流程,包含反向連結、標籤等等。甚至更強大的是他的推薦系統,將類似文章推薦給你,達到真正Roam的目的。

此外,他的annotation也真得方便!可以在文章頁面旁進行新增,不需要跳出頁面。這代表著你可以邊閱讀原本的文章,一邊在邊欄做筆記。筆記的格式是Rich-text,因此也可以使用超連結之類的功能。下面介紹一下如何在Devonthink中使用Annotation的功能與這樣做的優缺點。


先說結論:

好處:

  1. 直接在Devontink中操作,不需要離開介面 。
  2. 可以新增Backlink達到Zettelkasten的筆記效果
  3. 新創的筆記將筆記全部預設置放在同一個group,好整理好找。

缺點:

  1. 存成Rick-Text格式,無法用obsidian編輯。
  2. 預設的編輯視窗很小,無法實現強大的編輯能力。



介紹下在Devonthink 中建立Annotation and backlink的步驟與流程

  1. 在Devonthink 頁面右方『對話』符號,可以看到Anoonation選項。點擊Annotation文字,可以下拉選單。

  2. Annoation框框內,直接輸入文字,就會產生新的annotation檔案(Richtext file)到annotation資料夾。 點選Create backlink ,就會產出一個backlink 連結。

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  3. 到Annotation資料夾,可以看到全部Annotation的檔案。Annotation資料夾會在每個Database產生一個,可以再搬移到你要的子資料夾。



  4. 直接編輯Annotation 檔案,也可以同步更新到原始檔案的Annotation框框。真正實現同步。


  5. . 可以進一步輸出檔案,或者另外透過Devonthink輸出Markdown。



    使用zk筆記法,最重要的是能夠建立連結並且用自己的話表達出來,才能將資料變成知識。透過Devonthink這個方式,避免了指蒐集不處理的困境。他解決了處理文件的筆記存檔與連結的痛處,讓大家可以無縫接軌。

    怎麼使用Devonthink的介紹,我還在努力撰寫中。這個軟體強大的功能與龐大的架構,真的不是一朝一夕搞的定的!請大家拭目以待。


2020年12月3日

[寫作] 從等待雨果到CQI365


今天重新整理我的部落格的舊文章,將捲軸不斷下拉直到那一年!那一年2017一月份,我剛退伍,即將出發前往第一次的自助旅行的前幾天,我開始了我第一篇文章。從那一天起,直到2013年小朋友出生停筆,這近十年累積有33萬筆瀏覽。在2007-2012年幾期中的大多文章雖然都是短文或者以照片為主的圖文,但是偶爾有幾篇文章有關知識分享,也有不錯的瀏覽量。


或許走過的必須留下痕跡,我或許不該重開戰場。而是把過去的紀錄,作為現在成長的基石。不過比較可惜的是,在前年前在我關閉我的Flickr的帳戶後,才赫然發現我當初blogger中的許多照片是以flicker為圖床,因此關閉Flickr導致了部落格中許多照片失去了連結。其次,在去年我關掉了iHugo.info這個我用了超過十年的網域,這也導致我文章中的連結也因此失效!這兩件錯誤,導致我整個部落格呈現零散與混亂,也讓我興起另起爐灶的念頭。不過,失去了寫作的持續性與動力,我這兩年文章數量值線下降,分享照片或短文也逐漸以臉書FB為基地,這樣一來也失去撰寫長文耐心與思考。

幾年我的文章主題或者說思考主題,也比較定型了!從當初隨心所欲的分享,到醫療分享,到現在我更清楚我的分享目標『品質與效率』。因此接下來將『等待雨果』這個品牌暫停,註冊一個新的網域『CQI365』(Continuous Quality Improvemet 365) 算是我對品質提升的一個註腳。因此雖然不需要重開個戰場(新的部落格),但是重新在這裡開張寫文章,也是對自己的過往有個回應,也讓自己透過與過去的連結,勇敢邁向未來。


延伸閱讀:

我的工作流工具級:My Workflow, My tool

[隨筆] 湛藍下的閃爍


我的工作流工具級:My Workflow, My tool

 


經過幾天的思考與調整,我還是必須要把這些工具整合起來。所有的工具都有他的強項與弱項,不要拘泥於一種工具,而是要思考把工具之間的強項串連起來 。但是如果沒有固定的流程,太多的工具真的是會造成很大的困擾,反而相互抵銷產生干涉。因此要怎麼整合工具?首先要對工具有一定的認識與評估,後續在針對工具的強弱優缺點進行思考,最後測試整合的方式形成固定的Workflow  。

今天先將我的軟體列表列出,供大家參考:

1. iCloud/Dropbox 雲端檔案存放軟體
2. Devonthink 檔案管理軟體
3. Apple Mail / Spark Mail 信件軟體
4. Omnifocus 任務管理軟體
5. Mendeley 文獻管理軟體
6. Fantasical2/Google Calendar 行程日曆軟體
7. Office365 文件軟體
8. XMIND 心智圖軟體
9. Draft iOS/Mac 快速草稿軟體
10. Dropbox password 密碼管理軟體
11. Visual Studio Code 程式軟體
12. DBvisualized 資料庫管理軟體
13. Omniplaner 專案管理軟體
14. Readmoo/ Hyread/KOBO 電子書閱讀軟體
15. Safari 瀏覽器
16. LINE/Messenger 通訊軟體

17. STATA 統計軟體













2020年9月1日

究竟真實- The Reality

 




前記:

這篇文章寫於2012年的七月,當時的我正要準備腎臟科專科醫師考試!一時喜歡讀哲學的我,不斷的有一些特別的思考。那時候寫下來的那幾句話,在隔了快要十年的我看來,還是很有味道!這幾年,我的思維邏輯也依然沒有特別改變。如果要嚴格說起來,我是那一種宗教?應該是就是這種宗教吧!



正文


七月了!距離考試剩下一個多月了!距離升主治醫師不到一個月!人生要繼續向下一個階段邁進了!

 看起來人生的巨輪正向前轉動,但是『無常』還是悄悄的在心裡潛伏著!人生因為有無常,顯得那麼的不真實!握在手上的,實際上並不是那麼的真實!世界上唯一真實的東西是什麼?這個問題是回答不出來的!因為『真實』本身是沒有定義的!要了解真實,要先了解『時間』。所有的東西在『時間』的改變下,都失去了原本『真實』的性質,都變成了『無常』的一部分。時間就像是一種『業力』或者說是一種『原罪』,推動著我們不斷的變化、不斷的『向未來』前進。在時間的流動下,宇宙中所有的東西瞬間的實像是『假的』,但是卻也因此,宇宙中所有人事物的互動與『因緣』都變成真的。因為時間代表著一種變化,所有的瞬間的實相,都是根據前一個瞬間與下一個瞬間來決定的,時間也代表著一種變化的連續性。『變化』哪裡來的?就是時間推動著物體產生實質的改變來的。一個物體或者行為,甚至念頭,透過時間的放大,影響到千萬公里只外的事物,甚至千千萬萬年之後的世界,這就是因緣。所有的宗教都很強調『互動』而『物質的當下』,就是因為了解到物質的不確定與虛幻的本質。『人與人的互動』卻能透過『因緣』這件事在過去、現在、未來留下蛛絲馬跡。如果宇宙的結構是個環狀,包含了時間空間都可能是用這種環狀的構造!這樣一來,當下所有的行為會被未來、過去、現在所影響!因此每個念頭、行為,都是非常重要的!

因此我們要逃過時間嗎?這是一種緣木求魚。如果要逃過時間才能解脫,那身為人,這可以說是不可能的!因此悟到的重點不在於:身為人,而去對抗時間。反而是身為人,要怎麼把握時間。正因為物質世界的不確定與短暫性,物質世界就像是網路的虛擬世界一般,都是我們精神寄居的一個超大『社群網路』。你擁有什麼?你的地位是什麼?其實不是真的那麼重要。但是凡走過留下的痕跡,卻相對重要了許多。你怎麼跟其他人的互動,以及精神上的感動,才是刻劃在人生的烙印,同時也烙印在其他曾經和你互動的生命中!不論佛陀、耶穌,大家有志一同,討論的都是對世人的『愛』,這可不是單純『勸人為善』,這麼簡單的就可以解釋的。三大宗教的最終教義是這麼的相像,可不是巧合。這是因為他們都見識到了『宇宙的真理』,不論是佛陀說的成佛,或者耶穌的上帝,都是最終宇宙的真理的化身。因此去『愛人』才是留下『人生實相』的一種方式,也唯有這麼做才能在浩瀚時間宇宙中,逃離無邊虛像的限制。

從國中開始,我的人生目標已經是:追求宇宙的真理。不知道什麼時候開始,不管去哪裡拜拜或者禮拜堂祈禱,我所祈求的一定包含了『實現我追求宇宙真理』的祈求:追求宇宙的真理。這是我認知的宇宙,也是我認知的世界!也在此留下記錄,勉勵自己與大家共勉之。究竟真實- The Reality

2020年7月1日

[隨筆] 湛藍下的閃爍

 


清晨,
在湛藍之下,心跳加速。

陽光,
喘息之間,眼光閃爍。

不安定的靈魂,和著思緒流淌。

凡殺不死我的,會使我更堅強!


2020年6月20日

[網路]後疫情時代的 Virtual Meeting 思維

 



今年初投稿了三篇壁報論文在ERA-EDTA,滿心想終於可以首次到義大利米蘭,來感受文藝復興的氣息。然而在處在COVID19重災區的米蘭,早早就宣布停止實體會議,改成虛擬會議。

一個大型國際會議,不僅包含了多場一般演講,還必須考量到廠商展示、實體訓練以及壁報論文的展示。這樣複雜且需要多種呈現的場景,到底要怎麼使用科技來克服距離的障礙,完成這樣的國際會議?

自從COID19爆發,全世界進入了『social distance』社交距離的狀態,原本傳統的會議交流導入的新的技術,應用的新的方式。原本只是少眾使用的的遠距會議軟體突然變成炙手可熱的熱門標的,然而這類的遠距會議軟體處理一般會議還可以,但是如果遇到類似動輒上千人參加,參加者來自全球各地,會議議程長達數日,類型包含展示、演講、壁報等等得大型學術活動,整個會議的運行的思維,就不是單純一個軟體可以解決得,思維模式就必須變的不一樣!

這次ERA-EDTA甘犯著大家退稿不參加的風險,仍堅持著如期召開。就在我敲著鍵盤打文章的同時,連ASN美國醫學會也宣布,今年度改成Full Virtual Meeting了!








2020年6月6日

[思考力] 我想,我應該還算有「一流智力」吧!

 我想,我應該還算有「一流智力」吧!




上週去幫學生上課時,赫然發現他們幾乎已經不用臉書,連作品用來宣傳的平臺都只用Instagram。只好重新打開Instagram再來傳些照片,熟悉熟悉!

整個社群網路的變遷真的是日新月異。從20年前,還在學生時代,開始寫部落格。陸陸續續用Blogger寫了上百篇。雖然長文不多,但是在部落格的架構下,文字長度以及圖文搭配是必須的架構。

進入2010年,臉書稱霸的階段,在臉書的架構下,文字長度明顯縮短。雖然仍試圖文搭配,但是文字與圖片的連結性變少以及段落性也沒有那麼強烈。寫臉書的習慣,也逐漸改變寫部落格的次數與投入,經營數年的blogger竟然也逐步荒廢了!

近幾年,以圖片為主的Instagram更大行其道。文字所乘載的論述與深度思考變的更淺碟,圖像呈現的多以情緒反應以及反射性思考為主。因此大家變的更速食更沒耐心去好好讀完一段文字或者理性嚴謹的論述。大家更快的對表像下結論,更容易被情緒性用詞左右,也更依賴懶人包之類的簡易版文字。

在這樣的年代,還是很多人堅持的長文以及深度文字論述,真的是很令人佩服。最近我重開Blogger,也是讓自己要重回深度論述的old school fashion,讓自己再度習慣更有結構更有深度的論述方式。然而也要跟上時代,上上Instagram發發圖文。



「檢驗一流智力的標準,就是看你能不能在頭腦中同時存在兩種相反的想法,還維持正常行事的能力。」──費茲傑羅(F. Scott Fitzgerald)

我想,我應該還算有「一流智力」吧!

[分享] 來看看學生們的創意:台南護專化妝品成果發表

 




今年度開始接了一個新任務,到台南護專擔任兼任的老師,負責化妝品系的一門課。化妝品系的同學有些課程,真的很有趣。其中一門課,讓他們創作自己的一些保養品,當作期末的成果發表。他們不僅做出產品,也被要求要用Instagram做產品介紹與行銷。

2020年5月30日

[工具力] Evernote強大外掛 Filterize

 



我用Evernote做什麼?

身為Evernote超過十多年,第一批進到台灣市場的初期付費資深用戶。我在Evernote上的文章總數曾經高達四千多筆資料。使用Evernote的這些年,我使用Evernote的方式,也不斷的在與時俱進。曾經我把它當作剪貼簿,累積了一大堆網路資訊。我也持續在Evernote上做反省與回顧,每天寫日記做Reflection。因此在大部分的時間,Evernote可以說是我的工作平台也是中控台。

在2016年學習了GTD(Get  Things Done) 的思維後,我重新整理了的我的整個工作系統,並導入Omnifocus。Evernote從中控台變回一個資源工作站,提供我在Omnifocus的GTD架構下,主要文字檔案的倉庫。除此之外,我也使用雲端硬碟Dropbox來當作我的檔案倉庫。我目前的工作流程,主要依賴Omnifocus為主角的GTD流程,Evernote與Dropbox則是重要的文字以及檔案後勤。 

3683 筆資料



混亂與資訊過載
這幾年,工作遇到了巨大的轉變。從2013年起,開始擔任單位主管。後續又擔任品管中心的主管,也接了不少研究項目。原本單純的工作類型,變的更多元也更複雜。這也是我為何在2016年後,積極的導入GTD(Get  Things Done) 思維與工作流程的重要原因之一。這幾年我也持續的調整我的整個工作系統與流程,上面提到的OED的組合系統(omnifocis/Evernote/Dropbox)也就是我持續精進打磨出來的系統。這一兩年,雖然我完成了研究所的工作,但是更多多元複雜且跨領域的工作狀況,還是讓我被迫的得持續思考如何讓自己的系統更佳變好更有效率。


過多的資訊需要強大自動化的可視化『儀表版
在討論工作效率與系統,有個重要的概念就是『工作流』Workflow。通常有效率的工作者,都會有自己的工作流,不僅是在工作或生活上。我的工作流就是GTD+OED系統,工作底層邏輯是GTD,使用工具與資源是OED。這樣的組合最大的弱點還是資源的串連上面,所以問題在哪?

Omnifocucs是個很好的GTD base的Task managment,可以管理專案以及任務,是個非常符合GTD思維與邏輯的軟體。可惜這麼強大的工具還是有致命的缺點,他缺乏跨平台以及專案資源管理的功能。

Evenote是個強大且跨平台的筆記軟體,他也是很好的資料收集來源。在我的系統中,他是我的Inbox入口收件箱。不論是郵件或者網路訊息,我所做的第一件事就是把先資訊轉入Evernote的inbox,後續在來處理。然而Evernote的缺點也很明顯,身為一個筆記軟體,他的資訊整理架構做的過於簡單,僅有兩層的筆記本結構,讓有很多種類的資料的重度使用者來說,真的不太夠。因應層級過少的筆記本結構,許多國外的Youtuber建議使用『標籤』來取代

Dropbox是我的資源平台,身為老牌的雲端檔案系統,我也是從他剛入台灣不久就是付費會員了。這幾年Dropbox Pro的『智慧同步』方式,讓以Mac book pro為主要平台的我,可以省一點硬碟的空間。檔案系統是個基本的專案資源的支援系統,也是許多專案尤其需要共享的檔案必備的工具。然而傳統層級的檔案夾結構,相較Evernote又是另外一個極端,雖然可以無限層次的新增資料夾與結構,但是卻容易因此失去系統而沒有定向。在專案的概念下,許多跨專案的檔案在使用上也無法輕易的跨檔案夾取用,而必須重製一份放在固定資料夾。

綜合以上,我分析出我目前的工作流程與系統致命的缺陷,就是『統整』以及『儀表版』。雖然專案與任務有omnifocus,筆記與收件夾有Evernote,檔案資源有Dropbox。但是在幾個工作間,還是有不少斷點,沒辦法充分連貫,且缺乏中控台儀表的控制感。

Evernote再升級Filterizde
要達到有中控台整合儀表版的功能,其實有個已經很不錯的軟體大家可以試試,那就是這兩年很火的Notion。許多網友也寫作有關Notion的文章,這幾週他也推出優惠方案。不過相較Evernote的簡潔以及擴充性,我個人後來還是選擇留在『大象』的陣營。如何強化目前Evernote的功能,讓他變成我的中控台與儀表版,才是我最升級系統的關鍵。因此我找到了FIlterizde。

當你用Google 搜尋『Evernote Dashboard』時,你可以發現許多人建議的許多方法。我當初很驚艷的發現了一個已經上線數年的一個網路服務Filterize
Filterized其實提供很多種功能,大多圍繞著顧名思義的『自動化過濾器』。透過自動化過濾器,他可以幫你把Evernote中的標籤或其他資訊(包含標題、日期等),自動篩選出來進行一些自動化動作或者整理成自動化目錄。透過『自動化整理目錄』這個功能,可以把在Evernote中屬於某些專案的資源文件或者一些行動筆記或SOP,整理自動化清單呈現在 Dashboard儀表版
有些原本就是Evernote高手的朋友可能知道,原本Evernote就可以將數則筆記整理成目錄。但這個服務與原本Evernote的內建的功能最大的不同就是『動態』,Evernote內建的目錄功能是一次性將比較整理成目錄,但是如果要在後續新增條目,就比需要手動一則一則新增。然而Filterize最強大的地方就是動態。可以即時更新每一個符合功能條件的連結,因此非常適合動態系統的目錄模式。


我的儀表版Dashboard系統
透過Filterize的協助,我建立了一個儀表版首頁,搭配著一個銀河的首頁圖片,把omnifocus的連結利用URL scheme方式建立連結,在Mac 系統中可以直接點選連結呼叫omnifocus直接連到該連結的項目。此外,也將dropbox建立連結放進來我的儀表版!
也將我的專案建立自動化的專案清單,只加上特定標籤的筆記,就會自動在名稱前面自動加上[專案]兩字,並且在儀表版更新專案連結。在獨立任務的部分或者我的日記,也是這樣處理。






Filterize的簡介
Filterize是個德國軟體,目前可以免費專業版試用一個月。在試用期結束後,僅有能三個自動化以及標籤整理功能,其他進接功能都需要訂購年費,價個39EURO,算起來每年大概一千出頭。Filterize主要的原理是透過API的連接,執行自動化的功能,他不會刪除筆記或者筆記本,因此大家可以安心使用。他的功能主要可以區分成以下幾點:
  • 標籤樹狀整理:
    Filterize可以將樹狀結構的標籤自動加入該則筆記。簡單說如果你在標籤結構中有個 [生活] 標籤,樹狀結構下有個[資訊] 。那當你把[資訊]標籤加入某則筆記時,會自動加入[生活]這個父標籤。
    因為我的主要透過筆記本與目錄來整理筆記,因此個人覺得不太需要這個功能,大家可以參考自己使用狀況來考慮。
  • 自動過濾器:
    這個過濾器很強大,可以透過篩選某些條件(包含標題、關鍵字、標籤、日期等等),建立自動化的執行程序,例如搬移筆記、加上筆記標題與關鍵字或加上移除標籤等。
    我個人目前主要利用這個自動化功能,將我加上特定標籤的筆記加上關鍵字。例如:有Project 標籤的筆記,自動在標提前面加上「專案」兩字。我有個自動化是將『帳單』標籤的筆記搬到帳單筆記本中。

  • TOC Table of Content 目錄自動化:
    這個目錄自動化是我最愛的功能,也是建立中控台儀表版的最重要的核心功能。他可以將有特定條件筆記,建立自動化目錄放在指定的筆記中。
    我的儀表版就是這樣建立的,使用專案目錄自動化,將筆記中有[Project]標籤的筆記整理到我的儀表版。




結合工作流程與工具,建立自己工作流
雖然介紹了建立儀表版以及中控的的方式,然而還是要提醒自己與大家,工具比需要基於流程之上,流程建立在認知之上。建立有效從『道』(認知)『術』(流程)『器』(工具)的連結後,更需要實際『用』在生活,才能找到最適合自己的工作流程架構與系統。利用系統來生活與工作,利用流程來提高效率,才是真正的效率人生。

改天,我在來更仔細分享我的Workflow。






寫作讓自己更強大-CQI365 Hugo Reload

 



曾經寫作上百篇的部落格文章,寫了好幾年。雖然大多都是短文,或者是以個人心情抒發的『抒情文』,但是那個『曾經』也持續了超過十年。然而就在工作出現改變,家中增加新成員之後,整個思緒以及寫作的感覺不見了。這十年除了在臉書寫寫短文,我寫過最長的文章就是我的碩士論文了。失去寫作的習慣,讓我的思考不在深刻。總是在表淺處徘徊。因為短文表達的性質,也讓我失去練習大架構書寫的能力。直到最近,要再重新寫論文,我才赫然發現,我過去引以為傲的文章組織能力,竟然在這幾年已經一點一滴的喪失殆盡。鑑於這種嚴重的危機感,這幾年忙於『學習』的我,產生了疑惑以及反省。論語說『學而不思則罔,思而不學則殆』,寫作正式把『思考』強化的一個重要步驟。把學習的東西通盤思考,建立橫向以及縱向連結,進一步寫成可以閱讀且邏輯順暢的文章,更進一步的把學習到思考傳授給讀者,這樣的過程才是完整的學習之鍊。

把原來的『等待雨果』打掉重蓋,『昨日種種譬如昨日死』,重新開始的『CQI365』也是我提升的一個轉捩點。CQI365,全名是Continuous Quality Improvement 365days,就是學習品質改善的核心概念『好,還要更好』。透過寫作與分享,將我的學習與思考精鍊成文字,更進一步分享給讀者。不追求讀者量大,只要有共鳴與內自省。

未來,這個blogger會以幾個我預設的主題來出發,脫離過去『生活』為中心的模式。轉變成記錄工作方法、學習方法、效率、品質改善等領域,我學習與思考的過程與成果分享。希望除了讓自己進步,讓讀者一起進步。

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