CQI365: 透過資料庫結構Devonthink來強化任務管理

 

為什麼要建立符合任務管理的資料庫結構

• 資訊爆炸的資訊社會，資訊與檔案的抓取與儲存越來越重要，但是資訊過量的結果，確認我們失去對檔案的掌控力，連到影醒到我們工作與任務的管理。過去我把檔案與筆記分別存放在Dropbox與Evernote，這樣導致筆記與檔案整個脫節，在執行任務時更是困難重重。從去年開始，我把檔案系統與筆記系統整合在Devonthink的架構下，但是檔案結構一直沒辦法配合我的工作流程。在們工作複雜度越來越高，資料存檔也越來越多，存放檔案架構之資料架構不穩定就會進一步導致系統不穩定。因此該如何建立一個整合檔案管理、工作流程與任務管理系統變成很重要的問題。
• 過去我個人的工作流程採用GTD的概念，但是在工作上常常遇到許多「類似沾案」工做，在學習了專案管理後，後續我進一步導入「專案管理」概念，用專案管理的思考來處理工作任務來整合我的工作流程。
• 因此我透過整合GTD, PARA, Project Management 與PDCA的想法，建構出我的檔案與任務管理系統。
• GTD則是Tony Allen 所提出一個個人工作效率的一個方法，也是我個人行之有年的個人工作流程。由於近年來我的工作需要大量數位文件的使用，因此工作流程幾乎都與與數位檔案整合在一起。知名效率作家Diego Forte所提出的一個數位檔案整理法：PARA的檔案系統概念。所謂PARA, project, Area, Resoursem, Archive，使用PARA模式，要以專案為出發點，而不是用檔案類型來區分，把同一個專案的參考檔案放在一起。因此專案檔案夾中，可能包含文件、照片等等。
• 然而當檔案越來越多，資料越來越複雜，資料夾的命名需要一點技巧讓自己一目了然。因此參考Zettelkaten的方式，將整個系統升級成10進位，避免只有1-9編號很難分類問題。

我的資料庫結構

• 00_Inbox
• 01-09 屬於筆記類別
• 01_Zettelkasten
• 02_Reflection
• 03_Annotation
• 10-19 屬於行動與專案類別，根據領域區分。 Project/Area
• 10_Action: 行動與專案資料夾
• 11_Scientist 研究類
• 12_Nephro 腎臟類
• 13_CQI 行政與品質
• 14_Learning 學習與課程
• 15_Personal 個人
• 20_Resource: 這一類屬於不根據上述area分類，而是根據我的資料來源或使用來源分類！
• 90_Archive：其他備份。

結合GTD流程的檔案管理

上面提到的是檔案結構，但是檔案必須服務於任務，而對應我們的目標。因此要用好檔案，必須提到與GTD任務管理流程的結合。傳統的任務管理，不太注重檔案的管理，我常用的omnfocus也沒有提供類似的工具，我們必須要額外使用雲端硬碟或Evernote之類的服務。現在透過Devonthin強大資料庫管理，在串接到omnifocus可以真正實現強大的資料檔案與任務一體的行動模式。下面我們就根據GTD的流程，闡述檔案管理如何在其中發揮作用。

Capture:

• 將資料先放在Global inbox，後續轉到「00_Inbox」
• 草稿筆記：可以Drafts草稿收集集中在inbox中，等待後續處理。
• 文件：所有文件與筆記均收集到inbox，可以先放在Global inbox，後續轉到「00_Inbox」
• 任務：一些任務的想法從Drafts or 其他地方收集起來，也轉入「00_Inbox」

Clarify/Organize 理清與組織：

這邊有兩個部分，第一是檔案的處理，在Devonthink 中處理檔案，第二個是在Omnifocsu中處理行動（有些行動不會有附件）

• Trash：包含行動與檔案，不需要的東西就斷捨離。
• Reference參考資料：這邊主要指的是「無法產出下一步行動」的檔案或筆記類，
  • Resource 會議的附件或其他只是未來參考用的東西，可以歸類到「20_Resource」。
  • Project related data: 目前活動的專案，可以直接轉入該專案的資料夾(21-24領域資料夾) （查詢 「Lebal: Project」，已經不需要的任務或專案，轉入到存檔「90_備份檔案夾」）
• Actions：需要行動的文件或筆記。這邊指的行動較單純的「簡單任務」，我個人定義是「一個人可以在一個小時內完成的任務」。只有這類任務不需要在做WBS（任務拆解）。針對這類任務我會上標籤「label: Actions」，並轉入資料夾「10_Actions」。除了這邊標示外， 這邊「強烈建議」轉入自己的任務管理系統（我個人使用omnifocus），才能進行後續的管控！
• Project：針對需要多個步驟或者需要多合作的任務，我統一稱為「專案」，專案其實也有簡單跟複雜，簡單的專案可能一個人幾個步驟完成，複雜的專案就需要切割成數十個行動。
• 建議針對不同的專案要建立專案專一的「Project Note專案筆記」，並將所有專案相關的文件放在個別的「專案資料夾」。專案行動現存專案相關之行動label: Actions：歸類到該專案資料夾。需要進行WBS，一項增加 label: Actions，並在Actions中註明WBS。
• 有關專案的「任務的拆解與」，會建議在Devonthink檔案或專案文記中處理，不要在任務管理系統中才處理project or WBS的細節！
• 如果一個文件會需要很好幾個行動，會需要建立行動筆記，使用行動筆記來做行動。而非直接使用該文件。例如word檔案，需要好幾個步驟才能完成。但是work檔案不適合做行動註記。這時候應該新增一個annotation，並使用該annotation的檔案來做actions.

計劃Planning 階段：

• 這個階段主要透過omnficosu來處裡，在Omnifocus專注的是執行層面。在計畫方面盡量在Devonthink處理文件就搞定，減少這邊要重新WBS的時間，也減少這邊重新WBS造成與專案筆記版本落差。

• Planning phase: 透過

  • 在Devonthink 使用smart group 檢視 「active project」 與需要WBS以及可行動之Actions。已經可以執行的行動，就執行time blocking。
  • 如果需要重新回到前一個步驟，就不要進行Plannning，要回到重新檢視。可以在Action前面加上行動字眼！

• Time blocking：[基於日曆的計畫與執行Time Blocking](https://blog.cqi365.info/2021/03/time-blocking.html)，每天將已經可以執行的部分就進行time blocking 並上tag: NextAction

Engage: 執行階段。

• [基於日曆的計畫與執行Time Blocking](https://blog.cqi365.info/2021/03/time-blocking.html)，並根據執行狀況建立Daily log。
• 在這個階段要在執行過程建立並使用專案筆記，留下執行細節提供後續檢討，也要在每天的執行過程中，寫下| CQI365 | 林軒名醫師 | 等待雨果 |: 建立自己的日程筆記Daily log ，更好追蹤自己的生活
• 專案資料夾中產出專案筆記，過程也需要建立任務筆記。我也根據醫院的病歷記錄原則，將整個專案作整理成| CQI365 | 林軒名醫師 | 等待雨果 |: 利用三種住院病歷記錄概念，提升我們的專案能力>

Reflection 反思：

這邊的反思包含了PDCA的 check and Action，重要的事要把做過的事做覆盤，然後進行標準化。

• Daily reflection: 有幾個重要的功能，
  • 建立DailyLog 日程筆記.md：記錄每天的工作狀況，以利後進行檢討。有些沒有建立progress note的專案或簡單任務，可以在這邊處理。
  • 行事曆回顧：將行事曆中執行的任務進行回顧，填充任務筆記或回存在DailyLog 日程筆記.md。
  • Drafts: 將文章的片段先寫在這邊，可能只是一段話或者一個段落，後續在透過擴展形成文章。
• Weekly/Monthly reviews:
  • 行事曆回顧：將行事曆中執行的任務進行回顧，填充任務筆記或回存在DailyLog 日程筆記.md。
  • 每週每月回顧日曆與omnifocus，進行計畫清理。
• Action: 這邊的Action 應該被成為標準化或Adjust調整。主要工作是把根據反思的內容，把之前標準化的檔案進行調整，或者重新建立逼准化。

結論

檔案管理必須結合在任務管理與時間管理的範疇，因為基本上真正有貢獻的是完成任務而非整理資料。另一個層次來說，任務管理是目標管理的落地。因此從策略面來說，我們更需要注重人生的「目標管理」，其次是根據目標展開的任務管理。但是檔案管理就像是一個部隊的後勤一樣，如果我們沒有能力做好後勤管理，任務管理勢必亂七八糟，直接導致目標管理的失敗。這幾個層次的聯繫，我們後續有時間再來討論了！