2021年2月13日

CQI365: 從極簡生活出發,到提升效率與品質。



不是極簡,是提升效率!

從極簡生活出發,到提升效率與品質。

前言:

這幾天聽了不少有關「極簡生活」「整理」思維,讓我重新思考「極簡主義」對我的意義以及與品質提升之間的關係。 大家最常聽到的極簡生活,跟一個很熱門的名詞有關,那就是鼎鼎大名的『斷捨離』。『斷捨離』強調把生活中多餘的物品經過有效評估後,能斷則斷、能捨則捨。聽起來就是單純整理物品的一個作法,跟「品質改善」似乎沒直接的關係。但是如果好好思量極簡生活背後的意涵,你也會發現簡化生活的過程,不就是一個品質改善的過程嗎?

一般而言極簡生活,雖然看起來只包含『生活物品的簡化』,但是整個處理的過程不僅包含了處理實體物品,更是也牽涉個人心裡層次的問題。當我們心靈複雜混亂,思考就會混亂,這樣一來在實體層次短期的『斷捨離』是達不到效果的。必須搭配心理層次的『斷捨離』,才能讓自己真正達到全身心的極簡生活。

因此我在這邊也根據我的瞭解,把一般對生活物質層次的極簡,加上了品質改善的層次,嘗試從高空、目標、流程等層次帶入極簡生活的背後思維邏輯,最後在連結到我所謂的生活層次。

備註:這邊雖然使用「極簡」這個字,但是其實我們常聽到的「極簡」真的不是一夕之間就全部捨棄,因此雖然我使用極簡,但是其實是隱含著「簡化」或「優化」的意思。

為什麼要『極簡』Why?

物質上的極簡:

  • 減少金錢的浪費:不會花錢買不必要的東西。
  • 減少空間的佔據:不會讓東西佔據空間。
  • 減少資源的耗費:不會買不必要的東西,浪費資源。
  • 減少時間的花費:減少花時間買東西與花時間整理的時間

心靈上得極簡:

  • 活在當下:可以活在真實的現在,而不是物質的虛幻。
  • 減少思維混亂:減少物欲就可以減少目標,讓自己不混亂。
  • 專注:可以將心裡的資源投注在自己覺得重要的地方。

要怎麼做?做什麼?What and How?

分成幾個層次:

  1. 目標極簡
  2. 流程極簡
  3. 生活極簡

雖然大多數人談「極簡」會從物質著手,但事實上沒有達到目標、流程的極簡,是不可能達到可持續的物質極簡。因為目標太多或者生活太多慾望,整體的物質就不可能達到極簡。因此極簡的範圍也包含目標設定以及生活慾望等等。

目標極簡

減少「目標」讓目標更明確不混亂。

  1. 重新思考高空:從願景、使命與價值開始思考,確認自己最終要的人生方向。
  2. 確認領域責任以及目標層面:確認各層次領域的目標,以及所拆解次目標。
  3. 目標排序:有些目標不是都不做,而是在資源有限的時候可以延後。將各目標依照重要程度排序以及盤點資源。
  4. 專案思維:如同專案管理的概念,目標排序後,要根據專案的思維確認資源以及安排任務。目標不一定很少,但是要排的很smart。

流程極簡:

讓流程更優化,以達到流程極簡的目標。(利用PDCA/GTD的思維)

  1. 盤點:重新盤點工作與生活的流程,利用GTD概念把所有要做的事『倒』出來,放在omnifocus中。
  2. 選擇:將上述目標或任務,比對我們的高空(也就是目標)。將不需要做的事,從OF刪除。將需要做但不需要自己的做的事,授權給其他人做。將現在不用作,但未來可能需要做的事,放到Someday/After。
  3. 拆解:將目標或任務拆解成工作包,把工作包放在OF中。
  4. 排程:將工作包排程在行事曆。
  5. 執行:生活就根據行事曆上得工作包進行,並動態修正。
  6. 檢討:檢討整個PDCA。
  7. 標準化:將上述從盤點工作、目標選擇到工作拆解、排程等等,進行標準化。 流程極簡最重要的一步驟,不在後面的流程,而在前兩步『盤點』與『選擇』。「盤點」把我們藏在內心深處的一些工作與目標拆解出來,並對比我們的高空與目標,並透過「選擇」把目標與任務進行篩選。後續的流程其實就是一般的PDCA循環。有句話,Do the right things Right。人生不是只要把事做對,而是要做對的事!「選擇」在很多時候真的比「努力」還重要! 此外,工作流程的優化與標準化,每次所需要時間與資源都能減少,在流程中需要的一些工具也相對能夠簡化,因此可以減少後續物質的利用與投入。

生活極簡:

減少因流程導致資源的浪費,也減少非必要性的消耗 在物質層面上得「極簡」其實核心觀念就是減少資源浪費,其中包含兩個層次,一個是工作流程延伸出來的資源損耗,一個是單純生活的需要或想要的資源。這些資源包含時間、空間與物質等等。因此要減少實際資源的損耗,上述從流程上的優化,可以減少因不必要或拙劣的流程所產生的資源損失。這一段則來討論「生活」上得極簡。

  1. 工具極簡:透過流程優化,工具層次的需求其實已經降低了。包含軟體、硬體以及這類有關工作或生活流程的資源都可以因為流程優化省下不少。
  2. 時間極簡:跟流程相關的,也隨著優化減少浪費。但是生活中不僅是一些可以流程化的活動,也包含了一些娛樂或休閒活動。這部分我們也可以透過優化的思維,利用「正念」的概念,遊戲的時候遊戲、工作的時候工作,讓自己效率提高,減少時間的浪費。
  3. 消費品極簡:由於流程的優化,我們在買東西的時候,要想想這個東西是否可以適用我們的日常流程,購買的時候要想過我們使用的場景以及與我們流程的搭配。透過分析物品與流程的連結,篩選我們真正需要的東西,而不是想要但是根本沒有幫助的物品。

結語

透過流程優化來寫極簡,是一個新的嘗試。從品質改善的角度出發,如果我們的生活都能夠透過PDCA來優化,那所浪費的時間、空間與資源都能夠有效降低。因為我們提高了整個生活效率,包含工作產出以及娛樂產出。所有厲害的人工作時有效率,連放假的快樂度都有效率的!

雖然我遠遠不是達人,但是我改變了認知,接下來行動層次我也還在努力。未來也會持續往品質優化式的

3 則留言:

  1. 我從 Matters 上面看到 DEVONthink 的文章,連結至此,頗有收穫。謝謝您的分享與用心書寫 !

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  2. 請問,書目管理軟體,您仍然推薦 EndNote 嗎? 謝謝

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    1. 我目前已經轉入Mendeley 的行列~

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