2010年9月12日

[夢想筆記本] 有關時間管理的例子...

這星期有時趁著走路、等電梯等空檔,斷斷續續的在閱讀『水煮三國』這本書。有一篇提到了一個時間管理的例子跟大家分享一下!後來在上週一位教授在台大的演講也引用了類似的舉例~

大概觀念如下:
人的事情可以分成兩個軸向:重要性、急迫性。因此可以畫出四個象限圖:

緊急、重要 重要、不緊急
緊急、不重要 不重要、不緊急

書中把這四種事情比喻成了四種物品,而將人的時間比喻成一個水桶。這四種東西分別是:大石頭、小石頭、細沙、水。大石頭就像重要、不緊急的事;碎石就像重要且緊急的事;細沙則是緊急但不重要的事,水則是不重要又不緊急的事。

當我們分配時間的時後,如果我們先放水或者細沙,裝滿了水桶則大石頭、小石頭就在也放不下了!但是如果先從大石頭ㄎ使置放、再來放小石頭,這樣會影很多空隙可以慢慢的把細沙及水填進去。這個例子最絕妙的地方就是,當大石頭不處理,時間一久就變成了小石頭。

從這個例子我們可以好好思考自己的時間安排!我們的生活太多太多都浪費在處理緊急的事件上,例如緊急的會議、緊急的報告等等,甚至很多緊急又不重要的事也常打擾,譬如不重要的郵件等。以致於很多真正重要但尚未很緊急的事情,不知不覺被我們擱置!等到時間在接近了 點,這些本來不急迫的事,也變急了!

所以,時間安排最重要的一個『critical point』就是『priority』(重要性)的篩選!先把重要的事從一籮筐的事情中挑出來,先般排好未來的計畫。在回過頭來完成較急迫且重要的事,至於急迫不重要的事,可以利用授權或者拒絕的方式來降低不必要的時間消耗!至於那些不重要且不緊急的事,老實說,這就是個人時間自律的問題了!

話說的簡單,但是做起來卻是沒那麼容易!怎麼辦?我們需要一些現代化工具來協助!下一篇文章我們在來探討,雨果現在幾個時間管理的工具!下篇文章之前,先讓大家看一下,我的winner chart,時間管理討論的是後半部的事情,至於前半部有棍不密標設定等問題,就要大家自己好好思考了!

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